Arkiv och diarium | miun.se

Mittuniversitetet ska hantera information och handlingar effektivt och rättssäkert så att de stödjer verksamheten och uppfyller kraven i lagstiftningen och interna styrdokument. I din roll som statstjänsteman ingår att hålla god ordning på information och handlingar.

Innehåll

Allmänt om arkiv och diarium

Den information som skapas vid och kommer in till en myndighet utgörs till största delen av allmänna handlingar. Handlingar är allt som innehåller information av något slag, till exempel texter, bilder eller elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Minnesanteckningar, utkast och säkerhetskopior betraktas inte som allmänna handlingar. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen (1949:105) och är en del av offentlighetsprincipen.

Vissa allmänna handlingar måste bevaras, andra kan gallras. De handlingar som bevaras bildar myndighetens arkiv och är enligt arkivlagen (1990:782) en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Handlingarna registreras eller hålls i vissa fall ordnade på annat sätt. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är att diarieföra dem. Handlingar som inte behöver registreras kan till exempel vara personalakter eller studentuppsatser som har en naturlig sorteringsordning och enkelt kan hållas ordnade. Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

De handlingar som inte registreras, ordnas och förtecknas [JC1] för att bli sökbara genom en arkivförteckning.

Tillsyn

Tillsynsmyndighet i arkivfrågor är Riksarkivet. Riksarkivet genomför tillsyn/inspektioner av arkivverksamheten och tar fram föreskrifter och andra styrdokument för arkivvården vid samtliga statliga myndigheter.

Digitalisering av diariet 2019

Registraturen (Diariet) kommer med start den 1 januari 2019 att övergå till en digital hantering av Mittuniversitetets allmänna handlingar. Den största delen av alla handlingar kommer registraturen att hantera helt elektroniskt och inte längre arkivera i pappersform. Alla handlingar kommer att registreras digitalt och mellanarkiveras/lagras i diariesystemet W3D3 (detta görs redan i dagsläget) och kommer i ett senare skede att arkiveras elektroniskt. Detta innebär att fr.o.m. 1 januari 2019 ska de allra flesta handlingstyper bara skickas in digitalt till registraturen via e-post och inte som pappershandlingar i internpostens bruna kuvert. Allmänna handlingar behöver inte finnas i pappersform någonstans i processen, från skapande till arkivering. Det finns dock några undantag där originalpappershandlingarna måste bevaras.

Efter samråd med universitetets jurist bevaras nedanstående handlingstyper både i arkivbeständigt format för elektronisk långtidslagring i diariesystemet samt på papper av autenticitetsskäl, eller pga regelverk kring arkiv. Dessa handlingar ska alltså fortsättningsvis skickas in till registraturen i pappersform även efter den 1 januari 2019:

Handlingstyp (anmärkning)

  • Avtal underskrivna med penna (gäller även enklare överenskommelser då handlingen har underskrifter med penna i original)
  • Beställningar, bekräftade offerter etc som ersätter avtal och har underskrifter med penna
  • Protokoll som har underskrifter med penna och som i förekommande fall även är justerade med penna
  • Inkomna handlingar på papper (T ex från annan myndighet, företag eller privatpersoner)
  • Bilagor till disciplinnämndens beslut då dessa utgör bevismaterial (gäller endast de handlingar som måste vara i pappersform för att kunna belägga fusk)

  • Upphandling: Handlingar underskrivna med penna, t ex avtal, tilldelningsbeslut, upphandlingsrapport
  • Vissa handlingar inom forskarutbildningen

Här finns en detaljerad lista över vilka handlingar som bevaras på papper även efter 1 januari 2019.

Övriga handlingar ska hanteras helt elektroniskt och skickas till oss på registraturen helst i PDF/A-format via mail till registrator@miun.se Ett exempel på en viktig förändring är att beslut tagna av rektor, förvaltningschef, dekan eller avdelningschef inte längre behöver skickas som pappersoriginal till registraturen. Dessa ska istället hanteras helt elektroniskt och skickas till registraturen via mail.

PDF/A

Med ett digitalt arbetssätt ställer Riksarkivet krav på att handlingar lagras i ett godkänt format. PDF/A är en standard som är anpassad för bevarandet av digitala dokument för obestämd framtid. Att spara dokument i PDF/A format är enkelt. Se lathunden ”Rutinbeskrivning – hur konverterar man dokument till PDF/A”.Skicka i första hand handlingarna till registraturen i PDF/A format, i andra hand i sitt ursprungsformat, dvs Word, Excel eller Powerpoint, och i sista hand som en vanlig PDF. Anledningen till detta är att om man konverterar t.ex. en Word-fil till PDF måste den sedan i ytterligare ett steg konverteras till en PDF/A. Görs konverteringen på detta sätt i två steg så förloras viktig metadata under processen. Därför är en konvertering från Word, Excel eller Powerpoint till vanlig PDF aldrig att rekommendera. Utöver PDF/A är även följande format godkända:

  • E-post: HTML, XML
  • Fotografier/bilder: JPEG, TIFF, PNG

Dokument i dessa filformat behöver inte konverteras om till PDF/A utan kan skickas med e-post till registraturen som dom är i sitt ursprungliga format.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen innefattar bland annat rätten att ta del av allmänna och offentliga handlingar hos myndigheter. För att en handling ska vara allmän krävs att den uppfyller vissa kriterier. Dessa beskrivs närmare under rubriken Handling och allmän handling.

Bakgrund

Allmänhetens insyn i offentlig förvaltning har gamla anor, ursprungligen redan från 1766. Centralt för olika lagregleringar har varit tryckfriheten, rätten att i skrift förmedla uppgifter och åsikter av olika slag. Ett motiv för den utveckling som skett har varit att stärka medborgarnas insyn i, och kontroll över, förvaltningen och rättsskipningen. Detta är något som ökat i betydelse i takt med den offentliga sektorns tillväxt under 1900-talet.

Detta är det egentliga syftet bakom den idag omfattande regleringen av det som brukar sammanfattas under begreppet offentlighetsprincipen. Den omfattar ett antal skilda grundlagsskyddade rättigheter för allmänheten:

  • Rätten att närvara vid sammanträden med beslutade politiska församlingar (till exempel kommunfullmäktige och riksdag).
  • Rätten att närvara vid domstolssammanträden.
  • Rätten till yttrandefrihet och meddelarfrihet.
  • Rätten att ta del av ”allmänna handlingar”.

I dag kommer dessa rättigheter till uttryck i tre av Sveriges grundlagar; regeringsformen (1974:152), tryckfrihetsförordningen (1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469). Genom dessa rättigheter kan

exempelvis effektiviteten och rättssäkerheten i skatte- och avgiftsfinansierad offentlig verksamhet fortlöpande sättas under granskning och debatt av såväl media som enskilda. Att detta är av stor, för att inte säga avgörande, betydelse för ett demokratiskt rättssamhälle är en uppfattning som är mycket djupt rotad i svensk förvaltningstradition.

Med tiden har offentlighetsprincipen kommit att ses i ett bredare perspektiv. Myndigheters handlingar innehåller en stor mängd faktauppgifter i de mest skilda ärenden. Tillgången till denna information är naturligtvis av betydelse för den allmänna debatten och medborgarnas ställningstaganden i skilda samhällsfrågor – allt i syfte att främja en levande demokrati. Här riktas inte bara uppmärksamheten på den enskildes rätt att ta del av offentliga handlingar i kommersiella syften, utan också på myndigheternas skyldighet att informera och sprida kunskap om sin verksamhet.

Offentlighetsprincipen hos Mittuniversitetet

Den offentliga insynsrätten enligt tryckfrihetsförordningen (TF) avser egentligen alla de uppgifter vårt universitet förfogar över. Det kan gälla allt ifrån personrelaterade uppgifter såsom namn, personnummer, betyg, lön och andra ekonomiska uppgifter till uppgift om myndighetens inköpsavtal eller om innehållet i anmälningar, skrivelser, utredningar, rapporter och beslut.

Organisation för arkiv och registratur

Arkiv

Arkivorganisationen vid Mittuniversitetet är decentraliserad. Organisationen och dess respektive ansvarsområden finns beslutat i MIUN 2019/409. Arkivorganisationen kan sägas vara uppdelad i tre delar; den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab, fakulteterna och Förvaltningsavdelningen.

Arkivfunktionen Universitetsledningens stab

Den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab (ULS) ansvarar för att:

  • Arkivverksamheten vid Mittuniversitetet håller god kvalitet.
  • Sköta centralarkiven inklusive e-arkivet och leveranser dit från verksamheten.
  • Ta fram arkivredovisning och andra styrdokument.
  • Ordna och förteckna arkiv.
  • Handleda, utbilda och informera personal i arkivrelaterade frågor.
  • Sköta kontakter med Riksarkivet och andra myndigheter i arkivfrågor.
  • Administrera systemstöd för arkivförteckning.

Fakulteterna

Administratörer och handläggare vid fakulteterna/institutionerna ansvarar för att:

  • Förbereda för arkivering. Innebär bland annat att rensa, strukturera och boxlägga handlingar.
  • Sköta föreskriven gallring.
  • Bevaka arkivrelaterade frågor som berör deras verksamheten och vid behov uppmärksamma arkivfunktionen vid ULS om dessa.

Arkivfunktionen vid ULS ordnar och förtecknar handlingar från fakulteterna och institutionerna.

Förvaltningsavdelningen

Vid förvaltningen så finns det arkivredogörare. Dessa har liknande uppgifter som administratörer och handläggare vid fakulteterna/institutionerna, nämligen att:

  • Förbereda för arkivering. Innebär bland annat att rensa, strukturera och boxlägga handlingar.
  • Sköta föreskriven gallring.
  • Bevaka arkivrelaterade frågor som berör deras verksamheten och vid behov uppmärksamma arkivfunktionen vid ULS om dessa.
  • Fungera som kontaktperson gentemot arkivfunktionen vid ULS.

Arkivfunktionen vid ULS ordnar och förtecknar handlingar från förvaltningens avdelningar.

Registratur

Mittuniversitetets registratur är centraliserad, två registratorer placerade vid Universitetsledningens stab arbetar med att diarieföra handlingar. Ingen diarieföring utförs i verksamheten, handläggare e-postar eller skickar in handlingar till registraturen.

Bevarande och gallring

Allmänt

Huvudregeln för allmänna handlingar är att de ska bevaras för evigt. Allmänna handlingar vid en statlig myndighet får dock gallras om det är fastställt i lag, förordning eller någon av Riksarkivets generella eller myndighetsspecifika föreskrifter (RA-FS eller RA-MS). I vissa fall krävs ett tillämpnings-/gallringsbeslut för att få tillämpa gallrings utifrån föreskrifterna. Vid Mittuniversitetet fattas gallringsbeslut av förvaltningschefen. Finns handlingarna inte upptagna i författning eller gallringbeslut får de inte gallras utan ska bevaras och arkiveras.

I Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan finns presenterat och sammanställt från föreskrifter och beslut vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras.

Bevara

Handlingar som bevaras ska arkiveras, d v s ordnas och förtecknas. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du har handlingar, pappershandlingar såväl som elektroniska handlingar, som ska bevaras. Mer information om arkivering av pappershandlingar finns i avsnittet Arkivera pappershandlingar.

Gallra

Med gallra menas att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av

  • betydelsebärande data,
  • möjliga sammanställningar,
  • sökmöjligheter, eller
  • möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

Förutom att faktiskt slänga eller radera en handling så kan ibland till exempel konvertering räknas som gallring. Exempelvis om man konverterar en Excel-fil som innehåller olika formler och filtreringsmöjligheter, till en PDF. Det anses då som gallring eftersom man då går miste om sammanställnings- och sökmöjligheter.

Vid gallring av pappershandlingar som innehåller personuppgifter eller sekretessreglerad information ska de brännas eller strimlas, i annat fall kan de gå till pappersåtervinning.

När elektroniska handlingar ska gallras är det viktigt att säkerställa att de inte går att återskapa utan är permanent raderade.

Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du har frågor om hur du går till väga för att gallra.

Arkivera pappershandlingar

Allmänna handlingar som ska bevaras ska ordnas och förtecknas. Även vissa allmänna handlingar som gallras med längre gallringsfrister kan förtecknas, men på en mer övergripande nivå. Universitetets förtecknade handlingar förvaras till största delen i de centralarkiv som finns på respektive campusort samt i olika närarkiv. I centralarkiven finns även arkivhandlingar från Högskolan Östersund (1977–1993) och Högskolan Sundsvall/Härnösand (1977–1993). För att söka i våra arkiv, använd Arkivsök.

Förbereda

Detta avsnitt riktar sig i första hand till arkivredogörare och handläggare och administratörer på fakulteterna/institutionerna.

Innan pappershandlingar skickas till arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab eller placeras i våra arkivlokaler, behöver vissa förberedelser genomföras.

Rensa

Det är viktigt att rensa pappershandlingar på allt som kan skada pappret. Det innebär att exempelvis gem, plastfickor, kladdlappar (till exempel post-its) och gummiband ska tas bort. Häftklamrar kan lämnas kvar. Handlingar ska plockas ur pärmar, pärmregister kan sitta kvar om de är av papper, plastregister plockas bort. I samband med den här rensningen ska även eventuella kopior gallras bort.

Enkelsidiga

Handlingar som ska bevaras ska vara enkelsidigt utskrivna. Detta på grund av att det finns risk för att papper annars fastnar i varandra (bläcket ”klibbar fast”). Detta kan på lång sikt innebära risk för att text blir oläslig. Är handlingar dubbelsidigt utskrivna behöver en bedömning göras ifall blanka papper ska läggas emellan handlingarna, för att minska risken för informationsförlust.

Omslag

Använd pappersomslag för att hålla ihop handlingar som hör samman. Pappersomslaget ska vara arkivgodkänt, vitt och omsluta innehållet. Skriv med blyerts på omslaget vad det är för innehåll. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab (ULS) om du behöver omslag.

Omslag måste alltid användas, även om alla handlingar i en arkivbox hör ihop. Anledningen till det är att vi använder bruna arkivboxar.

Gallringsbara handlingar

Gallringsbara handlingar skall skiljas från de handlingar som ska bevaras. Handlingar som ska gallras ska vara tydligt märkta med information om tidpunkt för gallring. Denna tidpunkt kan framgå på exempelvis arkivboxen.

Boxlägga

Handlingarna läggs i arkivbeständiga syrafria arkivboxar. Det finns tre olika tjocklekar på arkivboxar tillgängliga via respektive vaktmästeri eller att beställa via serviceportalen.

Regeln är att boxarna ska vara tätt packade, men inte bukta utåt. Välj därför den storlek som passar bäst för mängden handlingar du har.

Skriv med blyerts på kortsidan av kartongen vad boxen innehåller. Skriv på den sida som utgör ”ryggen” om du tänker dig att du öppnar boxen som en bok.

När alla boxar är packade och uppmärkta, kontaktar ni vaktmästeriet på er ort för hjälp med flytt till arkivlokalen. I Östersund ska handlingarna till arkivlokalen i hus G, och i Sundsvall till arkivlokalen i hus R, om inte annat överenskommits med arkivfunktionen vid ULS.

När alla boxar är flyttade till arkivet, kontakta arkivfunktionen vid ULS om leveransen.

Ordna och förteckna

Alla volymer (arkivboxar) ska redovisas i en arkivförteckning och få ett unikt signum. Arkivfunktionen vid ULS ansvarar för förtecknande av samtliga universitetets arkivhandlingar.

Förtecknande kan ske antingen utifrån det allmänna arkivschemat eller genom verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Det allmänna arkivschemat används hos Mittuniversitetet:

  • Till och med vårterminen 2013 för handlingar gällande utbildning och forskning, och
  • Till och med 31 december 2012 för handlingar gällande central administration.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning, med punktnotation enligt fastställd klassificeringsstruktur, används hos Mittuniversitetet:

  • Från och med höstterminen 2013 för utbildning och forskning, och
  • Från och med 1 januari 2013 för central administration.

Förteckningen görs i arkivredovisningssystemet Klara för respektive institution eller avdelning. Kontakta arkivfunktionen vid ULS för att få hjälp med att förteckna arkiv eller om du har frågor om arkivredovisning generellt.

När handlingarna är förtecknade märks varje arkivbox, längst ner på ryggen vid en markering på boxen, med en klisteretikett godkänd för att använda i arkiv, utskrivna ur arkivredovisningssystemet Klara. Av etiketten framgår arkivboxens innehåll och unika identitet.

Gallra

Detta avsnitt riktar sig i första hand till arkivredogörare och handläggare och administratörer på fakulteterna/institutionerna.

Gallringsbara handlingar med längre gallringsfrist kan förvaras i de centrala arkivlokalerna. Föreskriven gallring utförs för vissa handlingar av arkivfunktionen vid ULS.

För de avdelningar hos Förvaltningsavdelningen som har arkivredogörare är det de som ansvarar för att gallring utförs av avdelningens handlingar. Handläggare och administratörer vid fakulteterna/institutionerna ansvarar för gallring av sina respektive fakulteters/institutioners handlingar.

E-arkiv

Mittuniversitetet har ett system för långsiktigt bevarande och hantering av elektronisk information, ett så kallat e-arkiv. Arbetet med att föra över elektroniskt lagrad information från våra verksamhetssystem och vår verksamhet pågår. Kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab i frågor rörande e-arkivering.

Diarium

Allmänt

Ett diarium är ett register över myndighetens inkomna och upprättade handlingar. Att diarieföra är det vanligaste sättet att registrera handlingar på, och en stor del av Mittuniversitetets handlingar diarieförs. Av diariet framgår när en handling har kommit in till myndigheten eller upprättats, vad handlingen rör och vem som är avsändare eller mottagare.

Syftet med att diarieföra är att skapa struktur, sammanhang, sökbarhet och uppföljningsmöjligheter.

Genom att diarieföra tillgängliggörs handlingar, både inom organisationen och externt mot allmänhet, media och andra myndigheter. Detta blir en del i den insyn som enligt offentlighetsprincipen ska finnas hos en myndighet.

Handlingar innehållande sekretess

Handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) måste diarieföras. Det beror på att myndigheten inte kan lämna ut handlingen utan sekretessprövning, därför skall det, på grund av allmänhetens rätt till insyn, framgå av diariet att handlingen finns.

Diariet hos Mittuniversitetet

Registraturen är organisatoriskt placerad vid Universitetsledningens stab, ULS. Registraturen är fysiskt placerat i Grönborgshuset (AÖ) i Sundsvall.

Hos Mittuniversitetet används systemet W3D3 som diarium. Sedan 1 januari 2019 är hanteringen av allmänna handlingar som ska diarieföras helt digital.

Det innebär att alla handlingar finns elektroniskt i diariet. De pappershandlingar som skannas gallras i de flesta fall efter att skanningen genomförts. Vissa pappershandlingar behöver dock fortfarande finnas kvar i original efter att de skannats, ofta på grund av bevisvärden. Dessa handlingar är:

  • Avtal underskrivna med penna (gäller även enklare överenskommelser då handlingen har underskrifter med penna i original).
  • Beställningar, bekräftade offerter etcetera som ersätter avtal och har underskrifter med penna.
  • Protokoll som har underskrifter med penna och som i förekommande fall även är justerade med penna.
  • Inkomna handlingar på papper (till exempel från annan myndighet, företag eller privatpersoner).
  • Bilagor till disciplinnämndens beslut då dessa utgör bevismaterial (gäller endast de handlingar som måste vara i pappersform för att kunna belägga fusk).
  • Upphandling: Handlingar underskrivna med penna, till exempel avtal, tilldelningsbeslut, upphandlingsrapport.
  • Vissa handlingar inom forskarutbildningen.

Här finns en detaljerad lista över vilka handlingar som bevaras på papper även efter 1 januari 2019.

Vad ska diarieföras

Handlingar ska diarieföras så snart de har kommit in till eller upprättats hos Mittuniversitetet. Vad som skall diarieföras och inte framgår av dokumenthanteringsplanen

För att skapa struktur och öka sökbarheten förs handlingar samman till ärenden som rör samma fråga. En tydlig ärendemening sammanfattar vad ärendet rör och gör det sökbart. Varje ärende har ett unikt diarienummer som består av året och ett löpnummer, till exempel MIUN 2022/XXXX samt en klassificering enligt vår klassificeringsstruktur som utgör diarieplan.

Diarieföra och återsöka

Mittuniversitetets registratur når du via registrator@miun.se

Hit vänder du dig om du behöver skapa ett ärende, alltså få ett diarienummer.

Har du elektroniska handlingar som ska diarieföras ska de skickas med e-post till registraturen.

Handlingar som ska diarieföras är oftast kontorsdokument, dessa skickas i första hand som PDF/A-1, gärna tillsammans med originalfilen i sitt ursprungsformat (till exempel .docx eller .pptx). Andra handlingar i godkända filformat, exempelvis bilder, behöver inte konverteras om till PDF/A-1 utan skickas i sitt ursprungliga format.

Är originalen på papper skickar du dem med internposten.

Du kan själv söka handlingar i diariet via Diariesökning.  

Personuppgiftshantering

Läs mer här om personuppgiftshantering vid Mittuniversitetet.

Hantering av forskningsdata

Forskningsdata

För dig som är forskare vid Mittuniversitetet finns det samlad information och tjänster kring hantering av forskningsdata. Där finns även kortare beskrivning av bevarande av forskningsdata. 

Handlingar rörande forskning och forskningsadministration

Nedan finns information om bevarande och gallring av handlingstyper som rör administration, planering och genomförande av forskning samt tillgängliggörande av forskningsresultat.

Hanteringen gäller både för äldre material och för det som upprättas idag.

Handlingstyperna är plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2020/1267) processerna 5.1-5.3. Dokumenthanteringsplanen är den kompletta förteckningen över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. Titta i dokumenthanteringsplanen för att se processerna i sin helhet.

Frågor

Vid frågor, kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab.

Förklaring av begrepp

  • Bevaras = Bevaras för alltid och arkiveras.
  • 13 år = Gallras/förstörs/kastas/raderas efter innevarande års utgång plus 13 år. Handlingarna förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv, närarkiv eller i arkivskåp under gallringsfristen. Se mer information nedan.
  • Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas/raderas när handlingen inte behövs i verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet.
  • Diarieförs = Bevaras av centrala diariefunktionen vid universitetsledningens stab. Avdelningsekonom, forskningsadministratör eller motsvarande behöver då inte bevara handlingarna.

Forskningsfinansiering

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

  • Ansökan med bilagor
  • Datahanteringsplan
  • Beslut (inkommande)
  • Avtal
  • Ansökan om utbetalning
  • Beslut om utbetalning
  • Delrapporter
  • Slutrapport
  • Ekonomisk slutredovisning

Handlingar som ska bevaras och kan diarieföras

Kan diarieföras eller arkiveras, hanteras projekt för projekt.

  • Anteckningar från projektmöten.

Handlingar som gallras

  • Fakturakopior, tjänstgöringsjournaler och annat underlag som behövs vid till exempel granskning och där originalet förvaras någon annanstans inom myndigheten. Gallras efter 13 år om det underlättar att förvara informationen samlad. Om underlaget inte behövs vid uppföljning eller lätt kan hämtas in kan det gallras vid inaktualitet.

Etisk granskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

  • Ansökan om forskningsetisk granskning med bilagor
  • Forskningsetiska kommitténs protokoll
  • Etikprövningsmyndighetens beslut

Övriga tillstånd för forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

  • Ansökan
  • Beslut
  • Korrespondens av betydelse
  • Offerter, antagna

Handlingar som gallras

  • Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär. Gallras vid inaktualitet.
  • Offerter, ej antagna. Gallras vid inaktualitet.

Administrera forskningsuppdrag

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

  • Avtal

Handlingar som gallras

  • Resultat/Primärmaterial. Gallras efter 13 år. Det hanteras som Övrigt primärmaterial under Bedriva forskning.

Bedriva forskning

Handlingar som ska bevaras

  • Primärmaterial som
    • har ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde,
    • är av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller
    • bedöms vara av stort allmänt intresse.
  • Laboratorie- och projektdagböcker

Handlingar som antingen bevaras eller gallras

  • Övriga handlingar processen genererar t ex korrespondens, överenskommelser, tjänsteanteckningar etc. Bevaras om handlingarna är av långsiktig betydelse för forskningsprojektet, övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ska diarieföras eller inte bedöms i varje enskilt fall.

Handlingar som gallras

  • Övrigt primärmaterial. Gallras efter 13 år.
  • Samtycken för behandling av personuppgifter inom forskningsverksamhet. Gallras när behandling/ publicering upphör. Samtycken avseende behandling av personuppgifter i forskningsverksamhet bevaras lika länge som själva personuppgifterna i primärmaterialet.
  • Information enligt art 13-14, dataskyddsförordningen. Gallras när behandling/ publicering upphör.

Utreda misstankar om oredlighet i forskning

Handlingar som ska bevaras och diarieföras

  • Anmälan
  • Yttrande från Etikprövningsmyndigheten
  • Yttrande från sakkunniga

Tillgängliggöra forskningsresultat, publikationer

Handlingar som ska bevaras

  • Digitala publikationer. Exempelvis artiklar, rapporter etcetera bevaras i DiVA.
  • Övriga publikationer. Ett arkivexemplar av varje bevaras av respektive institution.

Hantering av handlingar som ska bevaras

Diarieföring

  1. Handlingar som ska diarieföras i projekt som fortfarande pågår skickas till den centrala diariefunktionen vid Universitetsledningens stab för registrering i diariet samt för arkivering.
  2. Handlingar som inte är diarieförda, men som skulle ha varit det och tillhör ett avslutat projekt där övriga handlingar är diarieförda skickas till den centrala diariefunktionen vid Universitetsledningens stab för registrering och arkivering
  3. Handlingar som borde ha varit diarieförda, men som tillhör ett avslutat projekt där inga handlingar finns registrerade i diariet arkiveras, utan att diarieföras, vid respektive fakultet.

Gallring och rensning

Punkterna nedan gäller handlingar som ska arkiveras men inte diarieföras, samt handlingar som inte ska diarieföras.

  1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Bara handlingar som skall bevaras ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist (13 år) förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv eller e-arkivet, närarkiv eller i arkivskåp. Kontakta arkivfunktionen vid Universitetsledningens stab om du är osäker på var materialet ska förvaras.
  2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-its etc. Häftklamrar kan sitta kvar.

Arkivläggning

  1. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek.
  2. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv: Mittuniversitetet, Avdelning/forskningscentra/motsvarande, tid (till exempel 2013) och vad boxen innehåller (till exempel enkäter, anteckningar från projektmöten etc.) enligt vad handlingen heter i dokumenthanteringsplanen.
  3. Kontakta arkivfunktionen vid universitetsledningens stab, som kommer att förteckna materialet, och kom överens om var handlingarna ska ställas.

Arkivera elektroniska handlingar

Har du elektroniska/digitala handlingar som ska arkiveras, kontakta arkivarie vid Universitetsledningens stab för mer information.

Kontakt

Kontakt

Sidan uppdaterades 2022-11-25