Sök

Andra söktjänster

Sök med AI Kurser och program Kursplaner Välkomstbrev Personal

FAQ

  • Om ett internt e-postmeddelande inte är en allmän handling ska det rensas, alltså raderas, när det inte längre behövs. Det gäller till exempel:

    Utanför tjänsten

    • privata meddelanden
    • fackliga uppdrag
    • föreningsverksamhet
    • insamlingar för jubilarer eller avtackningar

    Inom tjänsten

    • interna frågor och svar som inte hör till ett ärende
    • mötesförfrågningar
    • praktiska frågor om till exempel kurser

    För sådana meddelanden styr dataskyddsförordningen hur länge du får spara dem. De ska tas bort när de inte längre behövs för ändamålet eller inte längre kan motiveras.

  • Ett internt e-postmeddelande räknas som en allmän handling om det tillför något till ett ärende, till exempel:

    • en bedömning av sakfråga (till exempel av en students behörighet)
    • ett faktaunderlag eller yttrande i en utredning eller till ett beslut
    • underlag för examination

    Bevara eller gallra?

    Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Handlingar som ska bevaras ska flyttas av dig till rätt system eller plats (t.ex. Diariet eller personakt) som framgår av informationshanteringsplanen.

    Vissa typer av meddelanden som är allmänna handlingar får dock gallras, till exempel sådana av tillfällig eller rutinmässig karaktär (exempelvis frågor om öppettider, enklare praktiska frågor). Vanlig gallringsfrist för den här typen av e-post är 1 månad. Om du behöver spara denna typ av meddelanden längre, måste det kunna motiveras.

    Kom ihåg att e-postsystemet är inte ett arkiv, och e-post hämtas inte därifrån för arkivuttag.

    Arbetskopia

    Om du behöver ha kvar en arbetskopia av ett meddelande efter att originalet har sparats på rätt plats, ska du:

    • bara spara det du har ett tydligt behov av
    • rensa bort kopian så snart du inte längre behöver den
    • undvika att spara e-post ”för säkerhets skull” – det strider mot dataskyddsförordningen (GDPR)
    • spara bilagor separat i dina mappar om de inte innehåller personuppgifter, och sedan radera själva meddelandet

    Praktiska tips för att underlätta gallring

    • Skapa mappar för att strukturera e-post som ska gallras. Exempel: meddelanden från februari kan läggas i en mapp kallad ”Gallra i april”.
    • Använd kvarhållningsprinciper i Outlook för att automatiskt radera meddelanden eller mappar efter viss tid. Det ställer du in genom att högerklicka på mappen eller meddelandet.
    • Kom ihåg att tömma borttaget-mappen, annars ligger e-posten kvar.

  • Externa e-postmeddelanden med privat innehåll, som lunchförfrågningar eller meddelanden om fackliga uppdrag eller föreningsverksamhet, är inte allmänna handlingar.

    För sådana meddelanden gäller GDPR, vilket betyder att du bara får behålla dem så länge du har ett tydligt behov. När meddelandet inte längre behövs, ska det rensas bort, alltså raderas.

  • E-post från eller till någon utanför Mittuniversitetet (t.ex. studenter, myndigheter, företag) är en allmän handling om det tillför något till ett ärende, till exempel:

    • bedömningar i sakfrågor
    • fakta som behövs för beslut eller registrering
    • yttranden till eller från andra myndigheter

    Sådana meddelanden ska bevaras eller gallras enligt informationshanteringsplanen.

    Bevara eller gallra?

    Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Handlingar som ska bevaras ska flyttas av dig till rätt system eller plats (t.ex. Diariet eller personakt) som framgår av informationshanteringsplanen. Efter att e-postmeddelandet flyttats, raderar du det ur e-postsystemet.

    Vissa typer av meddelanden som är allmänna handlingar får dock gallras, till exempel sådana av tillfällig eller rutinmässig karaktär (exempelvis frågor om öppettider, enklare praktiska frågor). Vanlig gallringsfrist för den här typen av e-post är 1 månad. Om du behöver spara denna typ av meddelanden längre, måste det kunna motiveras.

    Kom ihåg att e-postsystemet är inte ett arkiv, och e-post hämtas inte därifrån för arkivuttag.

    Arbetskopior

    Om du behöver ha kvar en arbetskopia av ett meddelande efter att originalet har sparats på rätt plats, ska du:

    • bara spara det du har ett tydligt behov av
    • rensa bort kopian så snart du inte längre behöver den
    • undvika att spara e-post ”för säkerhets skull” – det strider mot dataskyddsförordningen (GDPR)
    • spara bilagor separat i dina mappar om de inte innehåller personuppgifter, och sedan radera själva meddelandet

    Praktiska tips för att underlätta gallring

    • Skapa mappar för att strukturera e-post som ska gallras. Exempel: meddelanden från februari kan läggas i en mapp kallad ”Gallra i april”.
    • Använd kvarhållningsprinciper i Outlook för att automatiskt radera meddelanden eller mappar efter viss tid. Det ställer du in genom att högerklicka på mappen eller meddelandet.
    • Kom ihåg att tömma borttaget-mappen, annars ligger e-posten kvar.

  • Exempel utom tjänsten som inte är allmän handling:

    • rent privata meddelanden i ett team
    • ett team för fackliga förtroendeuppdrag
    • team för andra föreningar vid MIUN
    • Insamlingar till jubilarer/avtackningar som görs i ett team


    Exempel inom tjänsten som inte är allmän handling:

    • Interna frågor och svar som inte tillhör något specifikt ärende (till och/eller från annan MIUN-anställd)
    • Mötesförfrågningar
    • Praktiska frågor och svar om kurser m.m.

    För information (internt och inte allmän handling) är det dataskyddsförordningen som styr hur länge du får ha kvar information. Dvs. du rensar bort det när du inte längre behöver det specifika meddelandet eller inte längre kan motivera att det ska vara kvar.

  • Information i ett internt team som TILLFÖR något till ett ärende (beslut/utredning) är en allmän handling.

    Exempel:

    • Svar innehållande bedömning av sakfråga, ex. behörighet
    • Tillförande av fakta till ärende (beslut/utredning); ex. yttrande till/från handläggare eller lärare
    • Underlag för examination
    • …
    •  (listan är inte uttömmande)

    Utgångspunkten för allmänna handlingar är att de ska bevaras. Det betyder att det krävs ett gallringsbeslut för att meddelanden ska få slängas. Mittuniversitetets gallringsbeslut finns tillgängliga via Arkiv och diariums sida. Gallringsfrister framgår även av informationshanteringsplanen.

    Informationshanteringsplanen innehåller VAD som ska bevaras (vara kvar), eller NÄR det ska gallras (slängas), ex. 1 månad, 2 år, 10 år eller liknande. Oftast ger den även svar på VAR handlingen förvaras. Exempel på VAR är diariet, personakten eller ekonomisystemet.

    I vårt gallringsbeslut är gallringsfristen 1 månad för meddelanden/information som utgör allmänna handlingar och som är av rutinmässig karaktär eller uppenbart tillfällig betydelse. I vissa fall kan denna typ av handlingar behövas längre än 1 månad, det ska dock kunna motiveras.

    Rutinbeskrivningar och andra hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete får gallras omedelbart efter att en ny version av handlingen finns, och/eller när informationen inte längre är aktuell/korrekt. 

    Observera att olika utkastsversioner av ett dokument som sedan fastställs, t ex ett styrdokument, blir allmänna handlingar då sista versionen är fastställd/beslutad/etc men de tidigare versionerna behöver inte bevaras utan kan ligga kvar så länge som det finns ett behov av att ta del av dem.

    Handlingar som ska bevaras

    Handlingar som enligt informationshanteringsplanen ska bevaras och därmed arkiveras ska föras till det system/den process där de hör hemma och sedan tas bort ur teamet om den inte behövs där. Teams är inte ett arkiv och arkivuttag direkt ur Teams kommer därför inte att ske.

    Arbetskopia

    Om du, efter att information ur teams har lagrats på rätt plats eller arkiverats, behöver ha kvar en arbetskopia i teamet ska du rensa bort denna när du inte längre behöver den där. Tänk då på dataskyddsförordningen så att du bara sparar det du verkligen behöver och kan motivera det om filen i sig innehåller personuppgifter.

     

  • Externa meddelanden med privat innehåll i ett team är inte allmän handling: Exempel:

    • rent privata meddelanden
    • fackliga förtroendeuppdrag
    • andra föreningar vid MIUN

    För information (externt och inte allmän handling) är det GDPR som styr hur länge du får ha kvar information. Dvs. du rensar bort det när du inte längre behöver det specifika meddelandet eller inte längre kan motivera att det ska vara kvar.

  • Information i Teams med externa som TILLFÖR något till ärende (beslut/utredning) ska bevaras eller gallras enligt informationshanteringsplanen.

    Exempel:

    • Svar innehållande bedömning av sakfråga, ex. behörighet
    • Tillförande av fakta till ärende (beslut/utredning); ex. yttrande till/från handläggare eller lärare
    • Underlag för examination
    • …
    •  (listan är inte uttömmande)

    Utgångspunkten för allmänna handlingar är att de ska bevaras. Det betyder att det krävs ett gallringsbeslut för att meddelanden ska få slängas. Mittuniversitetets gallringsbeslut finns tillgängliga via Arkiv och diariums sida. Gallringsfrister framgår även av informationshanteringsplanen.

    Informationshanteringsplanen innehåller VAD som ska bevaras (vara kvar), eller NÄR det ska gallras (slängas), ex. 1 månad, 2 år, 10 år eller liknande. Oftast ger den även svar på VAR handlingen förvaras. Exempel på VAR är diariet, personakten eller ekonomisystemet.

    Gallring av information i ett team med externa sker exempelvis för:

    • Enkla frågor och svar (ersätter ofta telefonsamtal)
    • Information som har lagts in enbart i syfte att spridas (t ex i ett nätverk)
    • Mötesförfrågningar
    • Praktiska frågor och svar om universitetets verksamhet
    • … (listan är inte uttömmande)

    I vårt gallringsbeslut är gallringsfristen 1 månad för meddelanden/information som utgör allmänna handlingar och som är av rutinmässig karaktär eller uppenbart tillfällig betydelse. I vissa fall kan denna typ av handlingar behövas längre än 1 månad, det ska dock kunna motiveras.

    Rutinbeskrivningar och andra hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete får gallras omedelbart efter att en ny version av handlingen finns, och/eller när informationen inte längre är aktuell/korrekt. 

    Handlingar som ska bevaras

    Handlingar som enligt informationshanteringsplanen ska bevaras och därmed arkiveras ska föras till det system/den process där de hör hemma och sedan tas bort ur teamet om den inte behövs där. Teams är inte ett arkiv och arkivuttag direkt ur Teams kommer därför inte att ske.

    Observera att det i team med externa deltagare där två eller fler deltagare omfattas av arkivlagen kan behövas avtal om vem som ansvarar för arkivering.

    Arbetskopia

    Om du, trots att informationen får gallras, behöver ha kvar en arbetskopia i teamet ska du rensa bort denna när du inte längre behöver den där. Tänk då på dataskyddsförordningen så att du bara sparar det du verkligen behöver och kan motivera det om filen i sig innehåller personuppgifter.

Sidan uppdaterades 2023-01-02