Arrangera ett digitalt event

Arrangera ett digitalt event

Att planera ett event

När det är klart att ni ska arrangera ett event är det bra att inleda med att titta igenom en eventplan. I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.

Budget

Alla event behöver en budget som synliggör kostnader och intäkter.

Kontakta din institutions-/avdelningsekonom för hjälp med budget för eventet samt vid behov lägga upp projektkontot. 

Körschema

Vid digitala event är planeringen viktigt. För att underlätta den är det en bra idé att göra ett (eller flera beroende på hur omfattande eventet är) körschema. I körschemat samlar du all viktig information - exempelvis alla länkar, kontaktuppgifter till medverkande, tider för teknikcheck mm.

Sedan fyller du i vem som gör vad och när. Det är viktigt att ha tydliga roller, exempelvis vem som ansvarar för chatt, vem som delar startbild, vilka som spelar in osv.

Körschemat delar du med alla medverkande.

En mall som kan hjälpa dig att utforma ett körschema för ditt event hittar du här.

Tips inför att delta i digitala möten

  • För bästa ljud – använd gärna headset eller en bordsmikrofon. Försök att hitta en mer dämpad miljö för att undvika slammer och eko.
  • För bästa ljus – se till att få belysning framifrån, inte från sidan eller bakifrån. Komplettera eventuellt med en bordslampa.
  • Använd gärna en extern webbkamera.
  • Om du har möjlighet – använd nätverkssladd, inte bara wifi
  • Se till att bakgrunden är så neutral som möjligt med få störande element som kan ta uppmärksamhet från talaren. Alternativt kan du använda en bakgrundsbild.
  • Tänk på placeringen i bild. Du ska inte ha för mycket luft ovanför ditt huvud. Du kan kanske ställa din laptop på några böcker för att få en bättre höjd.
  • Om du ska presentera kan det ge ett trevligt och mer avslappnat intryck att stå upp. Det ger mer möjlighet till kroppsspråk och att röra sig lite mer i bild. Ställ en stol på bordet där du sedan placerar dator/kamera för att få rätt höjd.
  • Ska du dela powerpoint, bild, ljud, film etc delas? Testa i så fall tekniken innan.
  • För bästa upplevelse och funktioner när du deltar i Zoommöten – se till att du har klienten nedladdad.
  • Även om ni är flera som ska presentera bör ni sitta vid varsin dator och kamera, såvida ni inte har tillgång till en studio. Sitter ni vid samma dator blir det ofta problem med både ljud och bild.

Zoom

Om du ska genomföra ett digitalt event i Zoom har du alternativen Zoom meeting och Zoom Webinar att välja mellan. Beroende på ditt events syfte och innehåll kan det ena vara mer fördelaktigt än det andra. 

Zoom Meeting

Ett Zoom Meeting kan ha upp till 300 åhörare. I ett Zoom Meeting ser och hör alla åhörare varandra. Här finns också möjlighet att skapa så kallade Breakoutrooms om du vill att deltagarna ska diskutera eller arbeta med olika frågeställningar.  

Zoom Webinar

Zoom Webinar kan ha totalt 500 åhörare (med de licenser vi har idag). I Webinar kan åhörarna själva inte slå igång ljud och kamera, däremot kommunicera i chatt eller Q&A. Åhörarna kan heller inte se övriga deltagare.

Webinar kräver en egen licens. Helpdesk hjälper dig med det.

När är Webinar att föredra?

Är mötet mer av en föreläsning eller ett panelsamtal som ska spelas in? Då kan Webinar vara att föredra, både utifrån säkerhetsaspekter och GDPR.

Men Webinar har även andra fördelar. Under inställningarna finns alternativet Practise session som innebär att du kan välja när Webinariet ska öppna för åhörarna. Q&A-funktionen gör att du som medverkande får en tydligare bild av vilka frågor som kommit in samt vilka som besvarats.

Webinar saknar för närvarande funktionen Breakoutrooms.

Här hittar du bakgrundsbilder samt frågor och svar om Zoom