Arrangera ett fysiskt event

Att planera ett event

När det är klart att ni ska arrangera ett event är det bra att i ett första steg titta igenom en eventplan. I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.

Budget

  • Alla event behöver en budget som synliggör kostnader och intäkter.
  • Kontakta din institutions-/avdelningsekonom för hjälp med budget och för att, vid behov, lägga upp projektkontot. 

Digitala verktyg

Använd gärna digitala verktyg vid omröstningar, frågor och annat. Det ger alla möjlighet att delta på samma villkor, oavsett om det är ett fysiskt, digitalt eller ett hybridevent. Glöm inte heller eventuella deltagare som av olika skäl inte kan använda det valda verktyget. 

Lokaler

Vid val av lokal, tänk tillgänglighet i bred bemärkelse så att eventet är öppet för alla. Säkerställ att det finns parkeringsplatser i närheten av lokalen och rullstolsramp och hiss för dem som behöver det.

Lokaler på Mittuniversitetet

Ska du arrangera ett event på campus hittar du information om vilka lokaler som finns och hur du bokar dem här.

  • Tänk på att boka tid både före och efter den tid som eventet genomförs för att ställa iordning och återställa lokalen.
  • Behövs teknikhjälp? Extra städning av lokalerna? Kontakta vaktmästeriet på din campusort.
  • Meddela Servicecenter om ditt event så kan besökare lotsas rätt om de inte hittar till lokalerna på campus.

Externa lokaler

Om inte Mittuniversitetets egna lokaler möter eventets behov får du vända dig till externa aktörer.

  • Ta in offerter från olika aktörer efter era behov. Välj lokal med en uttalad miljöpolicy. Vad ingår i priset och vad skulle ni behöva köpa till från underleverantörer, t.ex. teknisk utrustning som inte finns i lokalen. Ställ också krav på att sopsortering ska erbjudas.
  • Innan bokning av externa lokaler är det viktigt att kontrollera avbokningsreglerna.

 

Mat och fika

  • Tänk hållbarhet vid val av mat och välj gärna vegetarisk, ekologisk och närproducerad mat med lägre CO2-utsläpp. 
  • Tänk på miljön och undvik (om möjligt) vatten på flaska. 

Leverantörer på Mittuniversitetet

På båda campusorter finns leverantörer av mat och fika.
Du hittar kontaktuppgifter till de leverantörerna via den här länken.

Externa leverantörer

Möter inte leverantörerna på campus dina behov eller om du arrangerar ett event utanför campus vänder du dig till externa leverantörer för mat och fika.

Resor och boende

  • Välj en bra tidpunkt för evenemanget så att deltagarna kan åka kollektivt.
  • Uppmuntra gärna deltagare från samma organisation att samåka med varandra. 
  • Behöver resor och boende bokas? Kontakta Mittuniversitetets resebyrå.

Städning

Vid ett längre internt event med flera pass kan det behövas extra städning av lokalerna. Kontakta vaktmästeriet på din campusort.

Teknikhjälp

  • Behövs teknikhjälp till ditt interna event? Kontakta vaktmästeriet på din campusort.
  • Behövs teknikhjälp till ditt externa event? Kontrollera nog vad som ingår i det offererade priset, både vad gäller teknisk utrustning, exempelvis datorer, mikrofoner samt teknisk support på plats.

Tryckt material

  • Minska pappersförbrukningen genom att samla information som program, deltagarlistor och annat i ett mejl eller ett dokument som går att skicka elektroniskt. 
  • Fundera över om du behöver något tryckt material. Kanske namnskyltar, andra skyltar, program, roll ups eller annat? Återanvänd befintligt material och, om möjligt, tryck gärna sånt som går att använda vid fler tillfällen. 
  • Kom ihåg att i tid kontakta våra interna tryckerier för kommande beställningar.