Arrangera ett digitalt event

Att planera ett event

När det är klart att ni ska arrangera ett event är det bra att i ett första steg titta igenom en eventplan. I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.

Körschema

Vid digitala event är planeringen viktigt. För att underlätta den är det en bra idé att göra ett (eller flera beroende på hur omfattande eventet är) körschema. I körschemat samlar du även all viktigt information, exempelvis alla länkar, kontaktuppgifter till alla som deltar, tider för teknikcheck mm.

Sedan fyller du i vem som gör vad och när. Det är viktigt att ha tydliga roller, exempelvis vem som ansvarar för chatt, vem delar startbbild, vilka spelar in osv.

Körschemat delar du sedan med alla som ska medverka.

En mall som kan hjälpa dig att utforma ett körschema för ditt event hittar du är.

Tips inför att delta i digitala möten

  • För bästa ljud – använd gärna headset eller en bordsmikrofon. Försök att hitta en mer dämpad miljö för att undvika slammer och eko.
  • För bästa ljus – se till att få belysning framifrån, ej från sidan eller bakifrån. Komplettera eventuellt med en bordslampa.
  • Använd gärna en extern webbkamera.
  • Om du har möjlighet – använd nätverkssladd, inte bara wifi
  • Se till att bakgrunden är så neutral som möjligt med få störande element som kan ta uppmärksamhet. Alternativ kan du lägga en bakgrundsbild.
  • Tänk på placeringen i bild. Du ska inte ha för mycket luft ovanför ditt huvud. Du kan kanske ställa din laptop på några böcker för att få en bättre höjd.
  • Om du ska presentera kan det ge ett trevligt och mer avslappnat intryck att stå upp. Det ger mer möjlighet till kroppsspråk och att röra sig lite mer i bild. Ställ en stol på bordet där du sedan placerar dator/kamera för att få rätt höjd.
  • Ska en powerpoint, bild, ljud, film etc delas? Testa det innan.
  • För bästa upplevelse och funktioner när du deltar i Zoommöten – se till att du har klienten nedladdad, ej delta via webbläsare.
  • Även om ni är flera som ska presentera så bör ni sitta vid varsin dator och kamera, såvida ni inte har tillgång till studio. Sitter ni vid samma blir det ofta både problem med ljud och bild.

Zoom

Om du väljer att genomföra ett digitalt event i Zoom har du olika alternativ att välja mellan.

Ett vanligt Zoom Meeting eller Zoom Webinar har olika fördelar, så beroende på syfte och innehåll i ditt event bör du fundera över vad som blir bäst.

Ett Zoom Meeting klarar 300 åhörare, Zoom Webinar 500 åhörare (med de licenser vi har idag).

I ett Zoom Meeting syns och hörs alla åhörare, och de ser varandra. I Webinar kan åhörarna inte slå på ljud och bild själva, däremot kommunicera i chatt eller Q&A, de ser heller inte övriga deltagare eller hur många som deltar.

Webinar kräver en egen licens, kontakta Helpdesk för detta.

Ska du spela in och det är mer av en föreläsning/panelsamtal kan Webinar vara att föredra, både kopplat till säkerhet samt GDPR. Det finns även fler fördelar med Webinar. Du kan i inställningarna kryssa i Practise session, vilket betyder att ni själva väljer när ni öppnar weinariet för åhörare. Q&A-funktionen gör att du som medverkande får en tydligare bild av vilka frågor som kommit in samt vilka som besvarats. I Webinar finns för tillfället dock ingen möjlighet till Breakoutrooms.

 

Här hittar du bakgrundsbilder samt frågor och svar om Zoom