Vägledning och mallar för styrdokument

Styrdokument är dokument som beslutas av universitetsstyrelse, rektor, universitetsdirektör, dekan, prefekt, avdelningschef eller kollegiala organ.

Samtliga styrdokument ska klassas som någon av styrdokumentstyperna nedan. Vem som beslutar om styrdokument framgår av besluts- och delegationsordningarna.

Styrdokumentets benämning ska vara kort och innehålla ord som tydligt visar dokumentets innehåll. Namnet på dokumentet bör börja med styrdokumentstyp, exempelvis:

• Riktlinjer för informationshantering
• Policy för informationssäkerhet
• Handläggningsordning för Mittuniversitetets styrdokument

Styrdokument ska utformas utifrån framtagna mallar och diarieföras.

Om det inte finns särskilda skäl utifrån överordnad författning eller motsvarande, är det inte tillåtet att använda dessa benämningar för andra dokument än för sådana som beskrivs i Handläggningsordningen för stydokument, MIUN 2021/290. Vid oklarhet eller frågor kring dokumenttyp kan juristfunktionen kontaktas för råd och stöd. 

Definition för styrdokument

Föreskrift

En föreskrift är en bindande bestämmelse som Mittuniversitetet utfärdar med stöd av delegation i lag eller förordning.

Beslutas av: Universitetsstyrelsen, rektor, dekan, universitetsdirektör eller  kollegiala beslutsorgan 
Giltighet: Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år. 
Exempel: Anställningsordning, arbetsordning, antagningsordning, kursplaner etc.

Strategi

En strategi är universitetsövergripande och anger mål och verksamhetsinriktning.

Beslutas av: Universitetsstyrelsen 
Giltighet: Gäller för en period om 3-5 år. Strategidokumentet upphör att gälla efter periodens slut.
Exempel: Mittuniversitetets strategi, klimatstrategi etc.

Policy

En policy anger generella avsikter och universitetets hållning inom det område som policyn omfattar.

Beslutas av: Universitetsstyrelse, rektor eller universitetsdirektör . 
Giltighet: Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år. 
Exempel: Policy för informationssäkerhet, Arbetsmiljöpolicy, etc.

Regler

Regler är mer konkreta än en policy, reglerar ansvar och ska-krav kopplat till ett specifikt område eller fråga.

Beslutas av: Rektor, dekan, universitetsdirektör eller kollegiala beslutsorgan 
Giltighet: Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år. 
Exempel: Regler för examination, Regler för kursplaner, Regler för intern styrning och kontroll, etc.

Riktlinjer

Riktlinjer är en rekommendation om hur lagar och regler ska efterlevas.

Beslutas av: Rektor, dekan, universitetsdirektör eller kollegiala beslutsorgan. 
Giltighet: Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år. 
Exempel: Riktlinjer om rättssäkerhet, etc.

Handläggningsordning

En handläggningsordning reglerar arbetsprocesser och ansvar inom olika verksamhetsområden.

Beslutas av: Rektor, universitetsdirektör, dekan, avdelningschef eller kollegiala beslutsorgan 
Giltighet: Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.
Exempel: Handläggningsordning för Mittuniversitetets styrdokument, Handläggningsordning för krishantering, etc.

Planer

En plan anger konkreta mål och aktiviteter eller åtgärder.

Beslutas av: Universitetsstyrelse, rektor, dekan, universitetsdirektör, prefekt, avdelningschef eller kollegiala beslutsorgan 
Giltighet: Tidsbegränsning anges i respektive plan. 
Exempel: Verksamhetsplan och budget, Aktivitetsplaner, Plan för ansvar för kvalitetsutvärderingar för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå vid fakulteten för humanvetenskap, etc.

Ansvar för styrdokumentens innehåll och underhåll

Samtliga styrdokument ska ha en utsedd ansvarig funktion. Den utsedda funktionen ansvarar för att:

• bereda och vid behov samverka styrdokumentet inför beslut
• se till att styrdokumenten är tillgänglighetsanpassade enligt gällande lagkrav
• ansvarar för att engelsk översättning eller sammanfattning tas fram om det är ett styrdokument av större principiell vikt
• styrdokumentet publiceras och hanteras på medarbetarwebben
• bevaka och underhålla respektive dokument
• se över dokumenten minst vart tredje år samt vid behov föreslå uppdatering eller justering.

Översynen av styrdokument kan leda till att dokumentet behålls i befintligt skick, avvecklas eller revideras. Ansvarig funktion ansvarar för att tidigare, ej giltiga versioner av styrdokument inte längre är tillgängliga och sökbara på webben.

Universitetsdirektören har det övergripande administrativa ansvaret för underhåll och översyn av de styrdokument som beslutas av universitetsstyrelse, rektor, universitetsdirektör eller avdelningschef.

Dekan har det övergripande administrativa ansvaret för underhåll och översyn av de styrdokument som beslutas på dekan-, nämnds-, prefektnivå eller i kollegiala beslutsorgan. Dekan kan även ha det övergripande administrativa ansvaret för underhåll och översyn av styrdokument som beslutas av rektor. I dessa fall har fakultetskanslierna angetts som ansvarig funktion.

Språk och översättning

Styrdokument ska alltid upprättas och fastställas på svenska.

Styrdokument av större principiell vikt och som har stor betydelse för anställda och studenter ska översättas till engelska. Översättning av styrdokument genomförs i dialog med Kommunikationsavdelningen och i enlighet med språkpolicy.

Den engelska översättningen av ett styrdokument är enbart en återgivning av den svenskspråkiga, fastställda versionen av dokumentet. Vid oklarhet när det gäller tolkning av innebörden i en engelsk översättning så är det formuleringen i den svenskspråkiga versionen som har företräde.

I enlighet med bestämmelser i språklagen (2009:600) och vår språkpolicy ska språket i styrdokument vara vårdat, enkelt, begripligt och neutralt skrivet.