Ansökningsprocess och mallar

Digitaliseringsportföljen

Idébeskrivningar skickas in löpande under året.

Digitaliseringsprojekten ska:

• bidra till universitetets utveckling inom digitalisering,
• stödja Mittuniversitets mål och strategier,
• gälla utveckling och inte säkerställa/förbättra enligt förvaltningsmodellen,
• förbättringar så som uppgraderingar av system, ökningar av licenskostnader eller priser på tjänster ingår inte i portföljen, det ska lösas inom avdelningen,
• enskilda integrationer mellan olika system hanteras inte i portföljen, det läggs in som ett ärende i serviceportalen.

Samtliga digitaliseringsutvecklingsprojekt inom förvaltningen ska hanteras via portföljen, även om det inte krävs finansiering.

Idébeskrivning

För att ansöka om digitaliseringsprojekt skriver och skickar förslagsställaren inledningsvis in en idébeskrivning via det här formuläret till portföljkontoret. Idébeskrivningen ska innehåll en tydlig beskrivning av idén och nyttan med den.  Projektidébeskrivningar kan skickas in löpande under hela året. För att en idé ska kunna behandlas på ett kommande möte måste den vara inskickad senast 3 veckor innan nästkommande portföljstyrningsmöte.

Portföljkontoret granskar inskickade idébeskrivningar och återkopplar till förslagsställaren om idén godkänns för fortsatt hantering inom Digitaliseringsportföljen, om den behöver kompletteras eller avslås av någon anledning. 

Projektplan

Efter godkännande för fortsatt hantering tar förslagsställaren fram en utförlig projektplan enligt en framtagen mall för interna projekt. För projekt med mindre verksamhetsstyrning kan uppdragsmallen användas.

Projektplanen ska innehålla tydlig beskrivning av mål och vilka aktiviteter som kommer att genomföras för att nå dessa mål. Den ska även beskriva nyttan och vilka effekter som projektet förväntas få för den egna verksamheten liksom för Mittuniversitetet i stort. Projektplanen ska även innehålla förslag på hur projektet ska förvaltas efter projekttiden om det behovet finns.

Alla Digitaliseringsprojekt förväntas leverera statusrapporter i samband med portföljstyrningsmöten. Det finns en särskild beskriven process för arbetet med statusrapporterna.

I samband med projektavslut ska en slutrapport skrivas och den sista avrapporteringen till portföljstyrningsgruppen sker på mallen "Projektavslut - mall".

Mallar

Uppdrag - mall

Projektplan enkel - mall

Statusrapport - mall

Projektavslut - mall

Slutrapport 

Bedömning och beslut om Digitaliseringsprojekt

Projekt som har godkänts följs upp vid ett antal tillfällen under innevarande år och då kan omprioritering ske om projekten inte kommer nyttja den finansieringen de har fått.

Portföljstyrningsgruppen för Digitaliseringsprojekten granskar och bedömer inkomna underlag. Portföljstyrningsgruppen lämnar ett beslutsförslag till universitetsdirektören. Alla godkända utvecklingsprojekt ska ta fram en projektplan.

Deltagare i digitaliseringsportföljen 

Digitaliseringsportföljen består av chef för Infrastrukturavdelningen (ordförande), förvaltningens avdelningschefer, Kanslichef Sara Grut från HUV och Handläggare Stefan Pettersson från NMT.