Utsökning Miun‑ID och studentmejladresser

Beskrivning

Fakultetshandläggare vid kanslierna på HUV och NMT har efter att Studentportalen försvann lyft behovet av att på ett enkelt sätt kunna söka fram mejladresser och student-ID (Miun-ID) tillhörande våra studenter. Handläggarna behöver ha tillgång till den informationen för att kunna lägga in så kallade “reststudenter” manuellt i Canvas, samt för olika typer av utskick. I nuläget är det svårt att få ut mejladresserna på ett enkelt sätt ur Ladok. Vad gäller Miun-ID har det periodvis varit oklart om det ens kan göras och via vilket system.
Enligt rektorsbeslutet Regler för omregistrering på fristående kurs (MIUN 2021/784) gäller följande när en student vill omregistreras på en kurs som har en reservlista: "När en student som tidigare varit registrerad på kurs men inte slutfört och endast vill delta i examinerande moment där examinationsuppgifterna finns i lärplattformen, ges tillträde till kursens lärplattform i anslutning till examinationen. Omregistrering i Ladok är då inte nödvändig". Tidigare studenter har därmed rätt till de examinationer som erbjuds även om de inte kan omregistreras i Ladok på grund av befintliga reserver. Det betyder i praktiken att fakultetshandläggare behöver kunna lägga till reststudenter i Canvas, då många kurser har sina examinationer förlagda till lärplattformen. Sedan bytet av lärplattform från Moodle till Canvas har utsökningen av studenternas Miun-ID:n blivit begränsad till ett provisoriskt verktyg som eventuellt inte uppdateras kontinuerligt med ny information. Utan ett fungerande sökverktyg som kan ta fram studenternas Miun-ID innebär det att fakultetshandläggare inte kan sköta en av de arbetsuppgifter de är ålagda att göra, utan att ta hjälp av andra funktioner såsom nuvarande DOS och Pedagogisk utveckling.

Utöver detta kan det även finnas behov för enskilda lärare att söka ut studenternas Miun-ID, exempelvis för att säkerställa att rätt student kontaktas vid frågor som rör examination/komplettering av examination. Det förekommer till exempel att flera studenter i en och samma kurs har identiska namn. I den typen av ärenden vill lärare undvika att använda en privat mejladress som studenten angett i Ladok och istället skicka till studentens Miun-mejl.

Det finns i nuläget endast en provisorisk lösning (prototyp) för att göra denna typ av utsökningar. Det råder stor osäkerhet vad gäller tillgång till denna lösning över tid och det behövs ett verktyg som är mer långsiktigt användbart.

Nytta

Som angivits ovan kan nyttan sammanfattas i ett efterfrågat verktyg som är varaktigt över tid och som möjliggör utsökning ur våra system för en resurseffektiv, rättssäker och korrekt hantering vid examination, samt i den digitala kontakten med studenter.

Kostnader

Kunskap om kostnader för utveckling av IT-verktyg, samt förvaltningskostnader, saknas på fakultetskanslierna. Enhetschef drift och utveckling, DOS, anger ungefär 150 timmar som grovt estimat.