Personuppgifter i studentarbeten – en översikt för studenter
Personuppgifter i studentarbeten – översikt
Vad handlar den här sidan om?
Den här sidan ger en översikt över hur personuppgifter ska hanteras i studentarbeten vid Mittuniversitetet, till exempel i uppsatser, examensarbeten och andra inlämningsuppgifter. Syftet är att hjälpa dig som student att förstå när reglerna gäller och hur studentarbeten med personuppgifter hanteras i praktiken.
För ansvarsfördelning och fullständig beskrivning av hur personuppgifter ska hanteras, se Handläggningsordning för hantering av personuppgifter i studentarbeten.
När gäller reglerna?
Reglerna gäller om ditt studentarbete innebär att du behandlar personuppgifter, till exempel när du:
- genomför intervjuer eller enkäter
- spelar in ljud eller bild
- observerar eller beskriver identifierbara personer
- använder material där personer kan identifieras, direkt eller indirekt
- om materialet är helt anonymiserat och ingen person kan identifieras gäller inte GDPR.
Vad menas med personuppgifter, se informationen Behandling av personuppgifter
Vem ansvarar för personuppgifterna?
- vid studentarbeten inom utbildningen är Mittuniversitetet personuppgiftsansvarig
- studenten behandlar personuppgifter på universitetets uppdrag och enligt de instruktioner som ges av kursansvarig institution
- vid praktik eller verksamhetsförlagd utbildning (VFU) är det normalt praktikplatsen som ansvarar
Samtycke – huvudregeln i studentarbeten
I studentarbeten krävs i normalfallet samtycke från alla personer vars personuppgifter behandlas.
För att samtycket ska vara giltigt ska den som deltar:
- få tydlig information om studien
- frivilligt tacka ja
- kunna ta tillbaka sitt samtycke när som helst
- om samtycket återkallas får uppgifterna inte längre användas eller lagras
Mittuniversitetet har mallar för information och samtycke som ska användas.
Känsliga och integritetskänsliga personuppgifter
Studentarbeten får bara i undantagsfall innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.
För att detta ska vara tillåtet krävs att:
- behandlingen är nödvändig för examination
- arbetet inte kan genomföras på annat sätt
- studien genomförs under etiskt godtagbara former
- ansvarig institution har gjort en bedömning innan arbetet påbörjas
Studentarbeten inom forskningsprojekt
Om ditt studentarbete är en del av ett forskningsprojekt gäller projektets regler för personuppgiftsbehandling då;
- används samma rättsliga grund som forskningsprojektet
- sker all databehandling inom projektets säkra system
- ansvarar huvudansvarig forskare för personuppgiftsbehandlingen
Praktiska råd
Exempel på god praxis vid hantering av personuppgifter i studentarbeten:
- samla inte in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för studentarbetets syfte.
- undvik att behandla personnummer om det inte är absolut nödvändigt.
- använd pseudonymisering eller avidentifiering när det är möjligt.
- förvara material på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst.
- radera personuppgifter när de inte längre behövs för studentarbetet eller examinationen
När ska du ta hjälp?
Kontakta handledare eller institution om du är osäker på:
- om uppgifter räknas som personuppgifter
- om samtycke krävs eller kan användas
- om känsliga uppgifter kan förekomma
- Vid behov kan du även kontakta dataskyddsombudet:
dataskyddsombud@miun.se