Ta hjälp med ett event

Så här gör du en avropsförfrågan

När du ska avropa från avtalet använder du mallen ”Avropsförfrågan konferensstöd”. Se din förfrågan som en uppdragsbeskrivning där du så utförligt som möjligt fyller i de första två sidorna med den information du har i dagsläget.

Mall för avropsförfrågan konferensstöd

Paketlösningar eller enstaka tjänster

Avtalet är uppdelat i två nivåer av tjänster – basutbud (paket 1) och komplext utbud (paket 2). Varje utbud innehåller olika tjänster. Om du vill ha alla tjänster i basutbudet köper du det paketet. Om du vill ha alla tjänster i det komplexa utbudet väljer du det paketet och får samtidigt tillgång till tjänsterna i basutbudet.

Om du i stället bara har behov av någon eller några enstaka tjänster kan du köpa dem separat, oavsett vilket utbud de tillhör. Då betalar du en fast timkostnad utifrån leverantörens schablonpris.

Ibland kan det vara svårt att från början veta exakt vilka tjänster du behöver hjälp med. Kanske väljer du inledningsvis bara en tjänst men upptäcker senare att dina behov av hjälp växer. Här är dialogen med leverantören viktig. Ha kontinuerliga avstämningar och var tydlig med dina förändrade behov. I vissa fall kan det, beroende på vad du beställer, bli billigare att gå från timkostnad till att köpa ett helt utbud.

Basutbud (paket 1)

I basutbudet ingår:

• projektledning och samordning (planering och genomförande, statusrapporter, uppföljning av budget, tidsplan, information och lägesbeskrivning, samordning med interna resurser som medieproduktion, vaktmästeri och fastighetsförvaltning.) 
• anmälningsfunktion (möjlighet att skapa både enklare och mer avancerade anmälningsformulär, beställningsunderlag för måltider, sammanställning av antal anmälda, läsbehörighet för beställare m.m)
• deltagaradministration (kommunikation med deltagare, avbokningar, framtagande av namnskyltar, deltagarförteckningar, visumfrågor, digital utvärdering av konferens, certifikat efter deltagande m.m.)
• ekonomihantering (olika betallösningar, kreditering av deltagare och utställare, budgetbevakning och återkoppling, betalningsbevakning m.m)

Komplext utbud (paket 2)

I det komplexa utbudet ingår:

• praktiskt stöd (restaurangbokningar, lokalbokningar, registrering och service på plats under genomförandet, korrespondens med deltagare, hotellbokningar, resebokningar, bokning av transporter, samordning med vårt tryckeri vid tryck av bland annat inbjudningar och abstracts, avbokningar m.m.)
• marknadsföring och kommunikation (utskick av inbjudningar, påminnelser och program, webbaserad hemsida för konferensen med anmälningssida och onlineregistrering, mobil applikation och digital plattform för program, abstracts, posters och utställare m.m.)
• utställarhantering (kontraktsskrivning med leverantörer/utställare, kommunikation med utställare, utställarlista, beställningsunderlag för måltider, ekonomihantering, införsäljning m.m)
• abstracthantering (uppladdning av abstracts och posters i pdf, export av abstracts, tydlig särskillnad mellan godkända och avvisade abstracts, schemaläggning med gemensamma och parallella programpunkter samt varning vid schemakrockar, export av program/schema till exempelvis app eller digital konferensplattform.) 

I det komplexa utbudet ingår även samtliga tjänster från basutbudet.

Mejla din förfrågan till leverantören

När du fyllt i avropsförfrågan mejlar du den till miun@meetx.se som därefter tar kontakt med dig. Under ett möte går ni tillsammans igenom din förfrågan och reviderar den vid behov.