Upphandlingsprocessens olika steg
Upphandlingsprocessen är uppdelad i olika steg. Här kan du läsa om vad du ska göra och i vilken ordning.
Inköp och upphandling
Steg 1: Kontrollera att det inte finns något befintligt avtal
Innan du startar ett inköp eller en upphandling är det viktigt att du först kontrollerar om det finns ett:
Steg 2: Beräkna kontraktsvärde
Om du inte hittar något avtal att använda dig av är det den totala kostnaden för ditt inköp, det vill säga kontraktsvärdet, som avgör hur du ska gå tillväga. Det finns en del att tänka på när du beräknar kontraktsvärdet. Eftersom den totala kostnaden styr behöver du ta hänsyn till hela universitetets behov av varan eller tjänsten under avtalstiden.
Beräkna kontraktsvärde vid upphandling
Steg 3: Upphandlingsuppdrag
När din uträkning visar att kontraktsvärdet överstiger 100 000 kr ska du fylla i mallen Upphandlingsuppdrag. Behörig signerare är den som i sin roll har rätt att teckna avtal för det beräknade upphandlingsbeloppet.
När mallen är ifylld skickar du den till Upphandlingsfunktionen. Därefter tar upphandlare kontakt med dig för mer information och ett uppstartsmöte.
Skicka in ett Upphandlingsuppdrag i Serviceportalen
Steg 4: Utformning av underlag
Oavsett typ av upphandling ska du ta fram ett upphandlingsunderlag. För upphandlingar som överstiger 100 000 kr ska underlaget utformas i samarbete mellan beställare och upphandlare.
Det är du som beställare som ansvarar för kraven i upphandlingen. Upphandlaren formar i samarbete med beställaren kraven så att de passar upphandlingsform och lagstiftning.
Upphandlingsmyndighetens tips om hur du skriver krav
Steg 5: Annonsering
När underlaget är färdigt är det dags för annonsering i upphandlingssystemet. Detta genomförs av upphandlaren. Annonseringstiden beror på vilket värde upphandlingen har samt upphandlingsförfarande och varierar mellan femton till trettio (15 - 30) kalenderdagar.
Steg 6: Anbudsöppning och utvärdering
När annonseringstiden löpt ut är det dags för anbudsöppning. Detta genomförs av upphandlingsfunktionen. När anbuden är kvalificerade går processen vidare till utvärdering. Utvärderingen görs av du som beställare. Resultatet går upphandlaren och beställaren igenom tillsammans.
Steg 7: Tilldelning och avtalsspärr
När beställaren nått ett resultat skriver upphandlaren ett tilldelningsbeslut som signeras av behörig signatär enligt delegationsordningen. Därefter publiceras tilldelningsbeslutet av upphandlaren i upphandlingssystemet och en lagstadgad avtalsspärr om tio (10) kalenderdagar träder i kraft.
Steg 8: Kontraktssignering
Om ingen överprövning inkommit under avtalsspärrens tio (10) dagar går processen vidare med kontraktssignering. Upphandlaren skickar då ut avtalet för elektronisk signering till behöriga signatärer.
Steg 9: Inköpsorder och beställning
När avtalet är signerad av båda parter är upphandlingsprocessen klar. Beställaren lägger då sin inköpsorder till leverantören för att beställa varan eller tjänsten som upphandlats. Blankett för Inköpsorder/beställning finner du på sidan blanketter och mallar.