Avtalsförlängning
Som avtalsägare är det viktigt att du har koll på när ditt avtal löper ut och om det går att förlänga eller inte. Ett avtal förlängs aldrig automatiskt. Det innebär att du själv måste kontakta Upphandlingsfunktionen för att förlänga ett avtal.
Hantera avtalsförlängningar
I våra avtal finns, i vissa fall, en klausul om avtalsförlängning. När avtalet registreras i avtalskatalogen läggs det in en automatisk avisering som skickas från e-Avrop till avtalsägaren - senast tre (3) månader innan avtalets slut - med information om avtalet är möjligt att förlängas eller om det löper ut. Om avtalet har förlängningsoptioner (går att förlänga) måste avtalsägaren själv vara uppmärksam på dessa meddelanden från e-Avrop.
Förlänga avtal
Om du som avtalsägare mottagit ett meddelande från e-Avrop och önskar förlänga avtalet, kontaktar du Upphandlingsfunktionen. Du får då en ifylld blankett - avtalsförlängning - som du signerar i eduSign. När blanketten är signerad ska den diarieföras och därefter skickas både till ansvarig upphandlare och leverantören för kännedom. När den signerade blanketten kommit tillbaka till Upphandlingsfunktionen aktiverar ansvarig upphandlare förlängningen i systemet.
Inga avtal förlängs automatiskt
Observera att avtal aldrig förlängs per automatik och aldrig heller utan att Upphandlingsfunktionen fått leverantörens signatur på blanketten. Detta är förklaringen till varför avtal ibland ”försvinner” från avtalskatalogen då de utan en aktiverad förlängning hamnar i avtalsarkivet. Det är därför av yttersta vikt att vara uppmärksam på meddelanden från e-Avrop.
Rutinerna kring utgående avtal
- e-Avrop skickar ut ett automatiserat e-postmeddelande till avtalsägaren
- Avtalsägaren tar ställning till om avtalet ska förlängas eller löpa ut
- Avtalsägaren mejlar ansvarig upphandlare för att få den ifyllda blanketten
- Avtalsägaren signerar förlängningen i eduSign
- Avtalsägaren diarieför signerad blankett
- Avtalsägaren skickar signerad blankett till ansvarig upphandlare och till leverantören för kännedom
- Ansvarig upphandlare registrerar blankett och aktiverar förlängningen i avtalskatalogen
Signera avtal i systemet eduSign
Avtal utan möjlighet till förlängning
Om avtalet inte har någon förlängningsoption kvar att nyttja ska du som avtalsägare initiera en ny upphandling. Kontakta Upphandlingsfunktionen för stöd och hjälp.