Simply Lean

Struktur

Organisationer är uppbyggda av både formella och informella strukturer som är till för att stötta verksamheten. Det är viktig att prata om strukturerna och deras betydelse för organisationens framgång:

• Varför finns en struktur?
• Hur används strukturen av medarbetarna? Av ledarskapsteamet?
• Skapar strukturen rätt förutsättningar för organisationens framgång?
• Hur ofta reflekterar vi som ledarskapsteam över strukturerna?
• Vilka beteenden leder vår struktur till?

 Kultur

Varje organisation har en unik kultur bestående av beteende, attityd, normer och språk som grundas i värderingar. Ledarna och ledarskapet utformar kulturen och därför är det viktig som värderingsbaserat ledarskapsteam att medvetandegöra vilka attityder och beteende som eftersträvas för en hållbar kvalitetsutveckling.

• Vilka beteenden ser Ni bland personalen?
• hur främja dessa beteenden organisationens mål och vision?
• Saknas viktiga beteenden eller reflektera några beteenden motstånd till organisations mål och vision?
• Hur pratar personalen när de är positiva till arbetet? Vilka ord eller uttryck hörs?
• Hur pratar personalen när de inte delar organisationens mål och vision? Vilka ord eller uttryck hörs?
• Vilka handlingar har Ni sett som indikerar att personalen och organisationen är på samma kurs?
• Vilka handlingar har Ni sett som indikerar att personalen och företaget inte är på samma kurs?
• Vilka handlingar har Ni sett som indikerar att personalen har svårt att förstår hur de ska förhålla sig till företagets vision och mål?

Identitet

Det är viktigt att varje ledare reflekterar över sitt ledarskap:

• Vad betyder det att vara en ledare?
• Varför blev jag ledare?
• Hur jobbar jag som ledare?
• Hur jobbar vi tillsammans som ledarskapsteam?
• Vad har vi för möjligheter att utveckla oss kontinuerligt?
• Vad betyder det att jobba hos oss?

Ledare som brandmän

 “Många av mina medarbetare är stressade eftersom de hela tiden ser att jag släcker bränder. Jag missar möten och jag ser att mina medarbetare ibland inte kommer till möten överhuvudtaget. Jag misstänker att det beror på att jag är otydlig i mitt ledarskap om vad som är viktigt. Det är svårt att utveckla och förbättra när jag inte har alla på plats. Samtidigt så saknar vi processer och strukturer som tydliggör vad som är viktigt. Vi behöver utveckla dagliga rutiner och strukturer så vi är tillgängliga för våra medarbetare när de behöver oss.”

Drömmen bakom verkligheten

” Det är viktigt att visa för medarbetarna hur dom kan bli involverade och ge dem tid att bli involverade. Vi måste ge positiv feedback och inte bara fokusera på det negativa så att medarbetarna blir motiverade och engagerade.”

Ledarskapsparadoxen

“Idag är vi en organisation där ledarskapet behöver stöttning. Vi saknar vision och struktur som driver vårt arbete. Vi saknar också ett gemensamt perspektiv på vad det betyder att vara ledare. Vi är för få som tar beslut vilket betyder att vårt ledarskap är individuellt och inte kollektivt.”

Ledare och ledarskapsteam som jobbar värderingsbaserat är tydliga med vad som är viktigast för organisationens framgång. De har en klar bild över vilka beteenden, attityder och ord som leder till framgång samt går själva före med gott exempel för att skapa den kulturen. Värderingsbaserade ledare ser sig själva som högst ansvariga för organisationens framgång. Det innebär att de gör vad som behövs för att medarbetarna ska ha rätt förutsättningar för att kunna vara delaktiga. Att leda värderingsbaserat innebär att lyssna och observera samt skapa forum för dialog i ledningsteamet och bland medarbetare där möjlighet ges att coacha medarbetarna och varandra. Lärande är ett centralt begrepp i värderingsbaserat ledarskap där händelser från den egna verksamheten används för att skapa förståelse för ständiga förbättringar. Några egenskaper bland ledarskapteam som jobbar värderingsbaserat är:

• Jobbar proaktivt och långsiktigt istället för att ständigt släcka bränder
• Jobbar utifrån ”varför” bakom beslut
• Skapar en bra balans mellan struktur, kultur och identitet
• Är medvetna om den kultur som präglar organisationen och hur den påverkar resultatet
• Hittar en synergi mellan struktur och kultur för att åstadkomma en hållbar kvalitetsutveckling
• Tar beslut förankrade i organisationens värderingar och vision
• Använder coaching som integrerad process på alla nivåer som stöd i både ständiga förbättringar samt utveckling av arbetsmiljön
• Utvecklar ett gemensamt ledarskap som främjar helhetssyn, lärande och samskapande

Vilka vinster ser du med att arbeta värderingsbaserat?

• Mindre ”brus”
• Gladare personal
• Snabbare åtgärder vid problem
• Tydligare kommunikationsvägar

 Vad har du lärt dig om ditt eget ledarskap?

"Att inte ”gapa” efter för mycket, fokusera och lösa en sak i taget"

Hur använder ni er av varandra för att förstärka det gemensamma ledarskapet?

"Genom bra kommunikation och att vi drar nytta av varandras styrkor"

Hur har ni utvecklats som team senaste halvåret?

"Positiv utveckling genom bra samarbete."

Var tror du är orsaken till att ni har utvecklats?

"Tydligare roller i den nya organisationen."

Vad gör du i ditt ledarskap för att dina möten och det du gör skall hänga ihop med och bidra till övriga verksamheten?

"Är lyhörd och tydlig."

Vad ledarna säger om att jobba värderingsbaserat:

”Det lyfts upp fantastiskt mycket positiva grejer på varje morgonmöte med folk som gör det bra. Man agerar, man lyfter, man ber om hjälp och så vidare och det tror jag det är i hela organisationen. Även upp mot chefsnivå har det ju kommit guldkorn också, att man faktiskt får göra förändringar, förbättringar.”

”Jag tycker att det finns en samsyn mot att vi tar tag i saker och gör någonting bra, det har ju i och för sig funnits förut också men det har inte funnits ork och utrymme att genomföra, det har lyfts en massa frågor och sen har det varit stopp. Nu är det nog mera som att vi faktiskt gör en massa saker därför alla är med på varför vi måste göra, ska vi fortsätta öka volym eller ja då måste vi förbättra från grunden.”

• Appreciative inquiry- a method and process for organisational change that builds on exploration and generation of ideas by seeing possibilities
• Employee Survey: a survey was administered to examine the perceived presence of characteristics and values associated with quality management
• Observation: a method of examining behaviors, attitudes, values, and norms that reflect the way that things are done in an organisation
• Storytelling- a method used by leaders to communicate ideas, norms and values, frame and reframe information and stimulate engagement
• Peer coaching- a method for stimulating dialogue, reflection and situational learning

The evolution of the Lean business model over time places it as one of the most influential new paradigms in manufacturing. At the same time, we are keenly aware from research that many Lean transformation attempts fail to achieve the desired outcome due to a lack of understanding about the core philosophy underpinning quality management systems. Needed is a better understanding about what it means to develop a culture of innovation and quality that business leaders can use and adapt to their own company context.

SIMPLY LEAN was a business-university collaboration designed to explore more deeply how leaders can develop a value-based practice to support the development of quality improvement work cultures that are economically and socially sustainable.

A KK Stiftelsen funded research partnership designed to help businesses enhance work culture and productivity through value-based leadership

Publications

Bäckström, I. and Ingelsson, P. (2015). Is there a relationship between Lean Leaders and healthy co-workers? Quality Innovation Prosperity, Vol. 19, No 2, pp. 123-136.

Snyder, K., Ingelsson, P. and Bäckström, I. (2016). Enhancing the study of Lean transformation through organizational culture analysis. International Journal of Quality and Service Sciences, Vol. 8, No 3. pp. 395-411.

Bäckström, I and Ingelsson, P. (2016). Measuring Appreciative Inquiry, Lean and perceived co-worker health. Quality Innovation Prosperity, Vol 20, No 2. pp 105-118.

Snyder, K., Bäckström, I. Ingelsson, P. Hedlund, C. (2017) Storytelling: a co-creative process to support value-based leadership, International Journal of Quality and Service Sciences, Vol. 9 No 3/4, pp.484-497.

Bäckström I., Ingelsson P., Snyder K., Hedlund C., and Lilja J., (2018) "Capturing Value-based leadership in Practice: Insights from developing and applying an AI-interview guide", Accepted for publication in International Journal of Quality and Service.

Snyder K., Bäckström I. and Ingelsson P. (2018) "Using design thinking to foster value-based leadership and quality culture". Accepted for publication in Business Process Management Journal

Ingelsson P. Bäckström I., and Snyder K.  (2018) "Strengthening quality culture in private sector and health care: what can we learn from applying soft measures? ". Accepted for publication in Leadership in Health Services 

Konferensbidrag

** Bäckström, I. and Ingelsson, P. (2015). Exploring the relationship between appreciative Inquiry, Lean and perceived co-worker health. Proceedings of 18^th QMOD conference on Quality and Service

Snyder, K., Ingelsson, P. and Bäckström, I. (2015). Conceptualizing a research framework to study systemic Lean transformation: A Critical Review. Proceedings of 18^th QMOD conference on Quality and Service Sciences ICQSS 2015, 12-14 October 2015, Seoul, Korea.

Bäckström, I. Ingelsson, P. Snyder, K. Hedlund, C. and Lilja, J. (2016). Collection of baseline data – expanding the scope. EurOMA 2016 – Interactions. The 23rd EurOMA conference in Norwegian University of Science and Technology (NTNU), Trondheim from the 17th to the 22nd of June 2016.

Ingelsson, P., Bäckström, I. Snyder, K. Hedlund, C. and Lilja, J. (2016). Using the employee satisfaction survey as a tool for building organizational culture. EurOMA 2016 – Interactions. The 23rd EurOMA conference in Norwegian University of Science and Technology (NTNU), Trondheim from the 17th to the 22nd of June 2016.

Snyder, K. Bäckström, I. Ingelsson, P. Hedlund, C. and Lilja, J. (2016). Helping leaders develop a value-based leadership. EurOMA 2016 – Interactions. The 23rd EurOMA conference in Norwegian University of Science and Technology (NTNU), Trondheim from the 17th to the 22nd of June 2016.

Ingelsson, P., Bäckström, I. (2016). Monitoring co-worker health and Lean culture development. Proceedings of the 19^th QMOD conference on Quality and Service Sciences ICQSS 2016, September 21-23, Building a Culture for Quality, Innovation and Sustainability 21-23 September 2016, Rome, Italy.

Snyder, K. , Hedlund, C. , Ingelsson, P. & Bäckström, I. (2016). Storytelling as a co-creative process to build cultures of quality, innovation and sustainability. Paper presented at the 19th QMOD conference; International Conference on Quality and Service Sciences (ICQSS 2016), 21-23 September 2016, Rome.

Bäckström, I., Ingelsson, P., Snyder, P., Hedlund, C., & Lilja, J. (2017), Capturing Value-based leadership in Practice: Insights from developing and applying an AI-interview guide. Was presented at the 20th QMOD conference; On quality and service sciences ICQSS 2017, 5-7 August, Copenhagen/Elsinore.

Ingelsson, P & Bäckström, I., Snyder, K., Lilja, J., & Hedlund, C. (2017). Truly changing the culture – learnings from a value-based top leader. Presented at the 20th QMOD conference: Challenges and Opportunities of Quality in the 4th Industrial Revolution. On quality and service sciences ICQSS 2017, 5-7 August, Copenhagen/Elsinore.

Bäckström, I. , Ingelsson, P. & Snyder, K. (2017). Enhancing Sustainable Quality Culture. Paper presented at the Canadian Quality Congress, Toronto, September 7-8, 2017.

Snyder, K. , Bäckström, I. & Ingelsson, P. (2017). Using design thinking to foster value-based leadership and quality culture. Paper presented at the Canadian Quality Congress, Toronto, September 7-8, 2017.

Hedlund, C,  Bäckström, I., Ingelsson, P Snyder, K., & Lilja, J. (2017). Continuous Improvement of Leadership - Evaluation of peer-coaching experiments. Presented at the 20th QMOD conference: Challenges and Opportunities of Quality in the 4th Industrial Revolution. On quality and service sciences ICQSS 2017, 5-7 August, Copenhagen/Elsinore.

Snyder, K. M., Ingelsson, P., Bäckström. (2018) Developing value-based leadership for sustainable quality development: let’s do it!. 30^th Shingo Conference. Orlando, Florida. 11-12 April.