Samverkansavtal mellan Mittuniversitetet och Timrå kommun 2022‑2025

Diarienummer:
Mittuniversitetet: MIUN 2021/723
Timrå kommun: Dnr: KS/2021:184

Parter:

Mittuniversitetet

851 70 Sundsvall
Org. nr: 202100–4524 

Timrå kommun

861 82 Timrå
Org. Nr: 212000–2395

§ 1 Inledning

Timrå kommun och Mittuniversitetet förstärker genom detta avtal det samarbete som uttrycker kommunens och lärosätets ömsesidiga beroenden, utmaningar samt framgångsfaktorer för ökad konkurrenskraft, ökad attraktion samt hållbar välfärd och tillväxt. Detta avtal omfattas av parternas respektive organisation där Kommunen avser alla verksamheter inom kommunens förvaltningar och bolag. Med Universitetet avses alla Mittuniversitetets verksamheter.

Parternas samverkan och ömsesidiga engagemang syftar till att nå strategiska mål som finns uttryckta i kommunens visionsdokument samt universitetets strategiska mål. Kommunens och Universitetets övergripande strategiska dokument utgör således gemensam grund för detta avtal. Finansieringen baseras på 50 % insatser från vardera part, så kallade ”matching funds”. För beredning och beslut av gemensamma aktiviteter och projekt används en särskild samverkansmodell (bilaga 1). För kommunikation och marknadsföring utgår samverkan från Kommunens respektive Universitetets kommunikations- och marknadsföringsstrategier.

§ 2 Parter

Timrås övergripande vision 2025 är att vara en stark kommun i en växande region. För att skapa värde som effekt för medborgare, företagare och besökare har kommunens verksamhetsidé förtydligats: Tillsammans gör vi det enklare att leva växa och mötas.  Det är endast tillsammans med andra aktörer som kommunen klarar av sitt breda välfärdsuppdrag, och tillsammans med universitetet och omkringliggande kommuner som vi kan skapa utveckling.

Kommunen väljer därför att gå in med medel för forskning och utveckling som en viktig strategi för att nå övergripande målbilder, leva verksamhetsidén och främja visionen.

Universitetet arbetar efter visionen ”ett globalt universitet med regionalt engagemang där vi forskar och utbildar för hela livet.” Lärosätets akademiska miljöer tar sig an utmaningar och samverkar på olika samhällsnivåer från lokala sammanhang till globala arenor. Som drivande samverkansaktör bidrar Universitetet med kunskapsproduktion inom flera olika områden. Forskning och utbildning tillgängliggör kunskap för fler genom hela livet och miljön attraherar studenter och medarbetare som bidrar till global och regional utveckling.

Universitetet tar ansvar för ett brett tillgängliggörande av lärosätets verksamheter och sprider värden som ger avtryck i hela samhället och för alla tider. Fokus ligger på ett brett tillgängliggörande och nära interaktion med omgivande organisationer, företag och förvaltningar.

§ 3 Effektmål och uppföljning

Avtalet inkluderar tre typer av uppföljning: effektmål, nyckeltal och aktivitetsmål. Effektmålen syftar till ömsesidig nytta med avseende på attraktionskraft, hållbar samhällsutveckling och tillväxt samt nationellt och internationellt erkännande. De definierar parternas ambitioner på lång sikt medan nyckeltal används för att följa upp om utvecklingen går i rätt riktning gentemot effektmålen. Aktivitetsmålen definierar operativa mål med kortare tidsperspektiv.

Det första effektmålet omfattar ökad kvalitet i respektive organisations verksamhet:

• Vi samverkar kring områden med stor relevans för båda parter samt samhället och regionen
• Vi utvecklar vetenskapligt grundad och praktiskt verifierad kunskap
• Vi stärker respektive parts kompetens

Det andra effektmålet omfattar ökad attraktivitet gällande den geografiska platsen och respektive organisations verksamhet:

• Vi samarbetar på ett strategiskt, systematiskt och målinriktat sätt
• Vi utvecklar sammanhållna, integrerade och dynamiska miljöer och verksamheter
• Vi stärker platsen och respektive parts varumärken

Det tredje effektmålet omfattar ökad förmåga gällande gemensamma satsningar och hos respektive organisation:

• Vi delar infrastruktur, nätverk, erfarenheter och kompetens
• Vi skapar gemensamma arenor och väl fungerande samarbetsformer
• Vi stärker varandras möjligheter att erhålla resurser samt nationella och internationella etableringar

Nyckeltal och aktivitetsmål framgår av en särskild uppföljningsmodell (se bilaga 2).

§ 4 Prioriterade inriktningar

Avtalet fokuserar på vetenskaplig kunskapsutveckling och forskningssamverkan samt ökad konkurrenskraft, ökad attraktion samt för invånarna hållbar välfärd och tillväxt med utgångspunkt i två (2) huvudinriktningar: välfärd 2.0 respektive hållbar tillväxt. Förstudier/projekt som genomförs kommer att kunna stödja båda inriktningarna och täcka kommunens breda verksamhetsområde. Inriktningarna stödjer Kommunens målbilder:

• Trygghet, delaktighet och livslångt lärande
• Tillväxt, sysselsättning och arbete
• Livskvalitet och attraktiva livsmiljöer

Hållbar tillväxt

Inom inriktningen ses tillväxtfrågor relaterade till näringsliv, arbetsmarknad, demografi, hållbarhet, digitalisering och samhällsbyggande samt samhällsutveckling.

Välfärd 2.0

Här är fokus på framtidens välfärd. Ansatsen är bred och tvärvetenskaplig där områden som demokrati, ledning, styrning, hållbarhet och digitalisering mixas med forskning inom skola, hälsa och omsorg.

§ 5 Gemensamma portföljen

Den gemensamma portföljen består av förstudier och projekt där vissa förstudier har karaktär av att tidigt i utvecklingsfasen utreda idéer. Ambitionen är att hitta och prioritera aktiviteter som steg för steg växlas upp från förstudier till projekt där flera kommuner samarbetar tillsammans med extern finansiering samt i vissa fall deltagande från organisationer och näringslivet. Inom valda inriktningar kan för beslutade områden ett programinriktat utvecklingsarbete genomföras. Ett program präglas av utveckling av starka vetenskapliga miljöer i samspel med ett mycket viktigt område för Kommunen. Program har en mindre basfinansiering med starkt kopplade förstudier och projekt. Det finns också profilbärande områden där forskningen har nationell och internationell status i kombination med att forskningen är viktig för regionens och kommuners utveckling och attraktivitet. Det profilbärande området har en samverkansstruktur där flera kommuner deltar och har ett systematiskt utbyte och lärande mellan kommuner. Kommunikation och resultatspridning är av stor vikt och sker kontinuerligt utifrån den gemensamma portföljen. Figur 1 visar portföljens sammansättning kopplat till fördelning och utveckling genom tidiga områden, program och profilbärande områden. Olika arbetsformer och strukturer finns fördjupat beskrivna i samverkansmodellen (bilaga 1).

§ 6 Förutsättningar och mål för samverkansmodell

Parternas samverkansmodell syftar till att (se bilaga 1):

• skapa systematik avseende beredning, beslutsordning och genomförande av aktiviteter
• stärka kopplingen till utbildning, samhälle och näringsliv

För samverkansmodellens innehåll och utveckling ansvarar en styrgrupp och en beredningsgrupp (se § 7).

Förstudier/projekt ska genomföras antingen inom relationen avtalsparterna emellan alternativt mellan avtalsparterna gemensamt och extern part.

§ 7 Organisation och ansvar

Organiseringen av aktiviteter som omfattas och regleras i detta avtal förutsätter Universitetets åtagande att kalla till möten och att leda det operativa arbetet. Aktiviteter som omfattas av avtalet bevakas och följs upp av en styrgrupp. Styrgruppen, vars möten föregås av insatser i en beredningsgrupp, har som primärt ansvar att fatta beslut och utöva styrning mot uppfyllandet av effektmålen. Löpande kommunikation och dialoger mellan parterna sker via utsedda processledare.

Kommunen respektive Universitetet utser sina representanter till styrgruppen. Antalet representanter maximeras till 10 med jämn fördelning mellan parterna. Från Kommunen inkluderande kommunchef samt från Universitetet inkluderande rektor som också är ordförande. Styrgruppen genomför möten vid minst fyra tillfällen per år. Om inga ärenden som kräver styrgruppsbeslut finns aktuella kan beredningsgruppen föreslå att styrgruppsmöten ställs in.

Styrgruppen ansvarar för säkerställande av följande:

• att beslut om finansiering och start av förstudier/projekt fattas som ett konsensusbeslut mellan rektor och kommunchef efter diskussion i styrgruppen
• att resurser finns tillgängliga i form av ekonomiska medel och personer för aktiviteters genomförande
• att förstudier/projekt genomförs i linje med respektive organisations mål och strategier
• att förstudier/projekt redovisas enligt plan, eller efter beslut om större förändringar i genomförandefasen
• mottagande och godkännande i samband med leveranser av förstudier/projekt
• att förväntade resultat av godkända leveranser kan realiseras och följas upp i respektive organisation
• att senast i oktober varje kalenderår följa upp effektmål med hjälp av nyckeltal och aktivitetsmål
• att fatta beslut om inriktning och verksamhet för nästkommande år

Beredningsgruppen utses av styrgruppen. Beredningsgruppen primära ansvar är att bevaka vetenskaplig kvalité, projektuppföljning kopplat till nyckeltal och aktivitetsmål. Antalet representanter i beredningsgruppen maximeras till 8 med jämn fördelning mellan parterna och från Kommunen respektive Universitetet inkluderande utsedda processledare. I övrigt ska beredningsgruppen bestå av minst en styrgruppsledamot per part. Beredningsgruppen genomför möten vid minst fyra tillfällen per år. Om inga ärenden som kräver beredning finns aktuella kan beredningsgruppsmöten ställas in.

Beredningsgruppen ansvarar för:

• kvalitetssäkring av innehåll i styrande dokument såsom direktiv och planer
• framtagande av beslutsunderlag till styrgruppen
• dokumentation och protokollförande av styrgruppens beslut
• förstudie-/projektuppföljning, budgetuppföljning samt rapportering av resultat och avvikelser till styrgrupp
• utarbetande av interna beslut som behöver fattas av respektive part för att kunna genomföra åtaganden enligt avtalet
• uppföljning av nyckeltal och aktivitetsmål som omfattas av samverkansavtalet
• registrering av dokumentation som utgör allmän handling i respektive parts diarium
• upprättande av nödvändiga avtal om hantering av immateriella rättigheter enligt § 9 och dess signering av projektansvariga hos respektive part och behörig firmatecknare

Ovan tecknade sätt att organisera arbetet gäller för den löpande verksamheten och av parterna adresserade aktiviteter.

§ 8 Tillhandahållande av teknisk utrustning

Parterna ska planera för och avtala om kostnader för teknisk utrustning inför beslut om finansiering i styrgruppen.

§ 9 Immateriella rättigheter i projektavtal

Projekt inom ramen för samarbetet kan komma att använda immateriella rättigheter som tillkommer parten eller någon av partens anställda, eller immateriella rättigheter som uppkommer inom ramen för samarbetet. Parterna ska inför start av sådana projekt träffa nödvändiga avtal om hantering av immateriella rättigheter. Vardera parter ansvarar för att upprätta avtal med medarbetare som deltar i projektet för att säkerställa att projektavtalets bestämmelser om immateriella rättigheter kan efterlevas. Parterna har ett ömsesidigt ansvar att till styrgruppen anmäla frågor som rör immateriella rättigheter i enskilda förstudier/projekt.

§ 10 Kommunikation och marknadsföring

Inom ramen för samverkansavtalet sker gemensamma och övergripande insatser utifrån en kommunikationsplan. Planen revideras årligen och fastställs av styrgruppen.

Insatser prioriteras utifrån effektmålen och ambitionsnivå som båda parter är överens om. Universitetet ansvarar för att leda det gemensamma arbetet med framtagande av kommunikationsplanen.

För respektive förstudie/projekt definieras alltid aktiviteter och mål kring resultatspridning (se bilaga 2).

§ 11 Överenskommen ersättning och betalningsvillkor

Avtalet förbinder Kommunen och Universitetet att avsätta ekonomiska medel enligt en plan som bygger på ”matching funds”. Styrgruppen kan vid behov besluta om att överföra outnyttjade medel mellan år. Avtalet har ett finanseringsutrymme med tillhörande ekonomisk plan, där Kommunen finansierar aktiviteter med 50% och Universitetet med 50%. Om parterna önskar utöka antalet finansieringsutrymmen finansieras dessa efter samma princip..

Rekvisition av medel sker enligt Universitetets normala förfarande, vilket innebär att rekvirering sker i förskott vid inledning till kvartal 1 och 3. Den ekonomiska planen för fondmedlen mellan Kommunen och Universitetet specificeras i tabell 1. I händelse av att annan part engageras till samverkansprojekt mellan parterna i detta avtal kan alternativa former för medelrekvirering komma att tillämpas.

Tabell 1: Ekonomisk plan (MSEK)

År	Kommunen	Universitetet	Totalt
2022	1	1	2
2023	1	1	2
2024	1	1	2
2025	1	1	2
2021-2025	4	4	8

 

§ 12 Kontaktpersoner

• För Kommunen: Kommunchef
• För Universitetet: Rektor

§ 13 Avtalets giltighetstid samt uppsägningsregler

Avtalet är giltigt från 2022-01-01 till 2025-12-31.

Uppsägning av avtal under dess giltighetstid ska ske skriftligt. Skäl för uppsägning kan vara dokumenterade brister i överenskomna åtaganden. Om någon part anmäler uppsägning av avtalet innan avtalsperiodens slut ansvarar bägge parter för att pågående projektaktiviteter avslutas enligt plan.

§ 14 Force majeure

Om part förhindras att fullgöra avtalade åtaganden till följd av omständighet utanför dennes kontroll som part inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder part inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra befrielsegrund som medför tidsförskjutning och befrielse från ersättning eller andra påföljder, liksom betalning, så länge hindren kvarstår. Detta förutsätter dock att ifrågavarande part vidtar alla objektivt sett rimliga åtgärder för att fullgöra avtalet trots föreliggande force majeure-händelse.

Part som önskar åberopa force majeure-händelse ska underrätta den andra parten skriftligen utan dröjsmål. Part ska också skriftligen underrätta den andra parten skriftligen så snart force majeure-händelse upphör.

§ 15 Ändringar och tillägg till avtalet

Alla ändringar och tillägg till avtalet ska ske skriftligen och undertecknas av för vardera parten behöriga företrädare för att vara giltiga.

§ 16 Tvist

Detta avtal förutsätter förtroendefull samverkan mellan parterna och eventuell tvist eller oklarhet vid tolkning eller tillämpning av avtalet ska i första hand lösas genom förhandling i god anda mellan parterna. Om samförståndslösning inte kan uppnås ska tvist med anledning av avtalet avgöras av svensk domstol. Svensk lag ska tillämpas på detta avtal.

§ 17 Parternas undertecknande

Detta avtal har upprättats i två exemplar av vilka vardera parten tagit var sitt.

Datum för avtalssignering: 4 november 2021.

 

Bilaga 1 Samverkansmodell

Bilaga 2 Uppföljningsmodell