Att resa under den pågående pandemin är förstås inte att rekommendera, men ibland kan undantag behöva göras. Då vi för tillfället står utan resebyrå behöver du själv boka din resa. En upphandling av ny resebyrå är inledd och kommer troligen att avslutas under senare delen av höstterminen. Fram till dess finns möjlighet att själv boka tåg, flyg, taxi och hotell.

Tänk på att alltid välja digitalt alternativ för möten och liknande i första hand. Måste du ändå ge dig iväg så behöver du själv boka dina resor. Här får du veta hur du går tillväga.

 

Bokning av olika färdmedel

Campusresor

Resor med Norrtåg mellan campus Sundsvall och Östersund eller omvänt berörs inte av att XLNT har gått i konkurs. Uthämtat resekort är giltigt.

Har du behov av ett resekort så kontaktar du ekonomiavdelningens produktionsekonomer.

 

Hotell

Du har nu möjlighet att på egen hand boka ramavtalade hotell via Kammarkollegiet. Detta gäller fram tills Mittuniversitetet har avtal med ny resebyrå. Vid bokning måste du hänvisa till det statliga ramavtalet för att få rätt pris.

Taxi

Du har möjlighet att aktivera ett konto hos det statligt ramavtalade taxibolaget Flygtaxi. Flygtaxitjänsten innebär: flygtaxi, tågtaxi samt vanlig taxi.

För att aktivera ett konto så är tillvägagångssättet följande:

  1. Du fyller i bifogat underlag och skickar till EKO.
  2. Flygtaxi aktiverar ditt användarkonto.
  3. Du får därefter ett användarnamn och ett lösenord från Flygtaxi samt ett välkomstbrev med information.
  4. Du får även ett mejl från ekonomiavdelningen med instruktioner för hur du uppdaterar din användarprofil.

Du kan alltid kontakta den bokningssupport som Flygtaxi tillhandahåller.
e-post: support@flygtaxi.se
telefon: 010-140 77 77

Webbokning: Book.flygtaxi.se
App finns att ladda ner /Flygtaxi

Flyg

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har ramavtal med flygbolag. I det avtalet framgår det att bokningar alltid ska ske genom en resebyrå. En tillfällig lösning för att boka flygbiljetter hos SAS har införts.

1. Du fyller i bifogat underlag och skickar till EKO som i sin tur anmäler att du ska ha en användarprofil hos SAS.

2. Du får en länk för att skapa din användarprofil hos SAS. Detta möjliggör sedan bokningar på deras webbsida. Observera att det tillfälliga lösenord som du får från SAS kan hamna i skräpposten.

Hyrbil

Om du ska göra en tjänsteresa med bil ska du i första hand resa med hyrbil. När du bokar hyrbil ska du boka hos någon av de leverantörer som finns i ramavtal.

Transfer

Övriga marktransporter såsom Arlanda Express eller bussresor i linjetrafik har tidigare bokats genom den upphandlade resebyrån XLNT Travel. Fram tills att ny resebyrå är på plats måste du göra ett privat utlägg och därefter redovisa dina utlägg i primula. Ersättning kan komma på nästkommande löneutbetalning.

Information om resebokningar

Tillfälliga reserestriktioner under 2020

Med anledning av Coronaviruset/Covid-19 har Mittuniversitetets krisgrupp rekommenderat att minimera tjänsteresor mellan campusorterna. Utöver det är rekommendationen att följa UD:s rekommendationer angående resor. Prefekt/avdelningschef beslutar om en tjänstresesa utrikes samt inrikes anses nödvändig. Tjänsteresa i detta sammanhang avser inte resor mellan hemmet och arbetet. I övrigt följer Mittuniversitetet de beslut och rekommendationer som både Regeringen och Folkhälsomyndigheten ger.

XLNT Travel har blivit uppköpta

XLNT Travel har blivit uppköpta av Stricct Travel. Köpet gick igenom den 11 juli 2020.

Stricct Travel valde att inte överta avtalet med Umeå universitet och Mittuniversitetet.

Mittuniversitetet är därmed avtalslösa vad gäller resebyråtjänster.

Bokning av resor sker genom beskrivna bokningskanaler på Mittuniversitets sida för resor.

Avrop/upphandling kommer att genomföras under hösten. Mer information kommer.

Har Mittuniversitetet fordringsanspråk till XLNT Travel?

Konkursförvaltaren kommer att ta med ev fordran i den konkursbouppteckning som skall upprättas i konkursen. I nuläget kan inte konkursförvaltaren lämna besked om i vilken omfattning som det kommer bli aktuellt med utdelning i konkursen.

Mittuniversitetets resefakturering sker genom det statligt upphandlade resekontot (SEB Diners). Alla bokningar faktureras enligt tidigare rutiner.

Om du däremot har en hotellvoucher kan det hända att du måste betala hotellnatten direkt till hotellet. För hotellvoucher måste vi i så fall begära ersättning för dubbel betalning av konkursförvaltaren. XLNT kommer att fakturera via resekontot och du gör själv ett utlägg till hotellet. Utlägg redovisas som vanligt i Primula.

Behöver du ett privatbaserat kreditkort som Mittuniversitetet tillhandahåller finns mer information här.

Berörda resenärer ska ha blivit kontaktade av XLNT Travel. För fordringsanspråk till konkursboet ska bifogade blankett fyllas i och skickas till konkursförvaltaren via e-post. Resenär ombesörjer detta själv. Kopia ska skickas till anna.lundgren@miun.se samt lena.jadekrantz@miun.se.

När skriver Mittuniversitetet ett avtal med ny resebyrå?

Så snart Mittuniversitetet har skrivit avtal med en upphandlad resebyrå finns möjlighet att genomföra en resebokning via en resebyrå.

Vilka krav finns vid statlig upphandling av resebyrå?

För att uppfylla kraven på korrekt upphandling av resor, kunna ha överblick och kontroll över Mittuniversitetets tjänsteresor och kostnader är det viktigt att bokning sker via en upphandlad resebyrå. Utöver det är ett av kriterierna att betalning av resor görs via det statligt upphandlade resekontot.  Detta innebär att resebyrån får ersättning av SEB Diners som senare fakturerar Mittuniversitetet. Villkoret för att vissa försäkringar ska gälla är att resan är fakturerad via resekontot.

Är bokningar, vouchers och reservationer som utfärdats av XLNT Travel fortfarande giltiga?

Det finns många olika typer av vouchers/reservationer så det går därför inte att lämna något generellt svar gällande alla.

Är du osäker måste du själv kontakta respektive leverantör.

Har leverantören ställt in din resa? Då ska leverantören återbetala till Mittuniversitetet. Kontakta ekonomiavdelningen för mer information om hanteringen.

Ska du själv avboka en resa? Då måste du kontakta leverantören/leverantörerna.

 

Vad gäller om jag har frågor om fakturor, fordringar eller annat som rör ekonomi?

Om du som medarbetare har frågor som gäller en inplanerad resa som måste av- eller ombokas, ska du som resenär ta kontakt med vald leverantör. Det kan förekomma långa behandlingstider hos leverantörerna. Har du frågor om din faktura från Diners så kontakta din produktionsekonom.

Är utställda biljetter fortfarande giltiga?

Utställda biljetter som bokats via XLNT Travel är alltjämt giltiga och påverkas inte av konkursen.

Hur ska jag göra för att boka om- eller avboka en redan bokad resa?

Du måste ta direktkontakt med den leverantör som bokningen har skett hos.

Vid övriga frågor som gäller XLNT Travel

Vid särskilda behov kan frågor riktas till Lena Jadekrantz och Anna Lundgren på Ekonomiavdelningen.  Det går även bra att kontakta Carina Wikstrand som är upphandlare på Universitetsledningens stab.

Hyrbilar

Vid bokning av hyrbil ska du välja den högst rangordnade ramavtalade leverantören.

Reskort

Det finns möjlighet att ansöka om ett reskort som kan användas som betalningsmedel för resa via tåg/buss mellan Mittuniversitetets campusorter.

Tjänstereseförsäkring

Under en tjänsteresa kan det hända att bagage kommer bort eller att flyg är försenat, vilket påverkar din tjänsteresa negativt. För detta har Mittuniversitetet möjlighet att få ersättning.

Ge synpunkter på resande