Universitetets hittills upphandlade resebyrå XLNT Travel begärdes i konkurs i juni och kan inte längre stötta Mittuniversitetet i reseärenden. Nedan finns uppdaterad information om vad som gäller i nuläget.

Genom att mötas resfritt bidrar du till Mittuniversitetets hållbara utveckling, bland annat minskad miljöpåverkan och ekonomiska besparingar. I så stor utsträckning som möjligt ska resor ersättas av resefria alternativ, såsom webb, video-eller telefonkonferenser.

 

Information om resebokningar

Tillfälliga reserestriktioner under 2020

Med anledning av Coronaviruset/Covid-19 har Mittuniversitetets krisgrupp rekommenderat att minimera tjänsteresor mellan campusorterna. Utöver det är rekommendationen att följa UD:s rekommendationer angående resor. Prefekt/avdelningschef beslutar om en tjänstresesa utrikes samt inrikes anses nödvändig. Tjänsteresa i detta sammanhang avser inte resor mellan hemmet och arbetet. I övrigt följer Mittuniversitetet de beslut och rekommendationer som både Regeringen och Folkhälsomyndigheten ger.

Vad innebär det att resebyrån XLNT Travel gått i konkurs?

Mittuniversitetets upphandlade resebyrå XLNT Travel ansökte om konkurs den 10 juni 2020, där orsaken är den pågående pandemin. Detta innebär att de inte längre kan hjälpa Mittuniversitetets medarbetare att boka resor eller genomföra av/ombokningar.

Mer information om tillvägagångssätt finns längre ner.

Har Mittuniversitetet fordringsanspråk till XLNT Travel?

Konkursförvaltaren kommer att ta med ev fordran i den konkursbouppteckning som skall upprättas i konkursen. I nuläget kan inte konkursförvaltaren lämna besked om i vilken omfattning som det kommer bli aktuellt med utdelning i konkursen.

Mittuniversitetets resefakturering sker genom det statligt upphandlade resekontot (SEB Diners). Alla bokningar faktureras enligt tidigare rutiner.

Om du däremot har en hotellvoucher kan det hända att du måste betala hotellnatten direkt till hotellet. För hotellvoucher måste vi i så fall begära ersättning för dubbel betalning av konkursförvaltaren. XLNT kommer att fakturera via resekontot och du gör själv ett utlägg till hotellet. Utlägg redovisas som vanligt i Primula.

Behöver du ett privatbaserat kreditkort som Mittuniversitetet tillhandahåller finns mer information här.

Berörda resenärer ska ha blivit kontaktade av XLNT Travel. För fordringsanspråk till konkursboet ska bifogade blankett fyllas i och skickas till konkursförvaltaren via e-post. Resenär ombesörjer detta själv. Kopia ska skickas till anna.lundgren@miun.se samt lena.jadekrantz@miun.se.

När skriver Mittuniversitetet ett avtal med ny resebyrå?

Så snart Mittuniversitetet har skrivit avtal med en upphandlad resebyrå finns möjlighet att genomföra en resebokning via en resebyrå.

Vid upphandlingen av XLNT Travel ingick Mittuniversitetet 2019 ett s.k. "hängavtal" med Umeå universitet, vilket innebär att Umeå universitet tillsammans med Mittuniversitetet ombesörjde upphandlingen.

Ett fortsatt samarbete pågår med Umeå universitet och innan höstterminen startar är förhoppningen att en ny lösning finns på plats. Institutioner och avdelningar uppmanas nu att avvakta med bokningar.

Vilka krav finns vid statlig upphandling av resebyrå?

För att uppfylla kraven på korrekt upphandling av resor, kunna ha överblick och kontroll över Mittuniversitetets tjänsteresor och kostnader är det viktigt att bokning sker via en upphandlad resebyrå. Utöver det är ett av kriterierna att betalning av resor görs via det statligt upphandlade resekontot.  Detta innebär att resebyrån får ersättning av SEB Diners som senare fakturerar Mittuniversitetet. Villkoret för att vissa försäkringar ska gälla är att resan är fakturerad via resekontot.

Är bokningar, vouchers och reservationer som utfärdats av XLNT Travel fortfarande giltiga?

Det finns många olika typer av vouchers/reservationer så det går därför inte att lämna något generellt svar gällande alla.

Om medarbetare vid Mittuniversitetet har vouchers eller värdebevis som utfärdats av XLNT Travel så behöver man kontakta resebyrån så snart som möjligt för att höra om dessa är giltiga eller ej.

XLNT Travel har uppgett att de håller viss bemanning från 10 juni till slutet av juni. Eventuellt kan det bli en förlängning.

Kontaktinformation till XLNT Travel:
Telefon: 010-25 25 605
E-post: universitetet@xlnt.se

En annan möjlighet är att kontakta slutleverantör, t. ex. Scandic eller SAS, för att undersöka om en voucher fortfarande är giltig.

Vad gäller om jag har frågor om fakturor, fordringar eller annat som rör ekonomi?

Om du som medarbetare har frågor som gäller en inplanerad resa som måste av- eller ombokas, ska du som resenär ta kontakt med vald leverantör. Det kan förekomma långa behandlingstider hos leverantörerna. Har du frågor om din faktura från Diners så kontakta din produktionsekonom.

Är utställda biljetter fortfarande giltiga?

Utställda biljetter som bokats via XLNT Travel är alltjämt giltiga och påverkas inte av konkursen.

Hur ska jag göra för att boka om- eller avboka en redan bokad resa?

Du måste ta direktkontakt med den leverantör som bokningen har skett hos.

Hur ser bokningarna ut framöver?

En vanlig period under juni–aug reser Mittuniversitetets anställda minimalt. Denna sommar 2020 är tjänsteresor ersatta med digitala möten. Har du behov av att genomföra en tjänsteresa ska hänsyn tas till rekommendationer från UD, Regeringens beslut och Folkhälsomyndigheten. Prefekt eller motsvarande tar beslut om en tjänsteresa måste genomföras.

Vid övriga frågor som gäller XLNT Travel

Vid särskilda behov kan frågor riktas till Lena Jadekrantz och Anna Lundgren på Ekonomiavdelningen.  Det går även bra att kontakta Carina Wikstrand som är upphandlare på Universitetsledningens stab.

XLNT Travel har blivit uppköpta

XLNT Travel har blivit uppköpta av Stricct Travel. Köpet gick igenom den 11 juli 2020.

Stricct Travel valde att inte överta avtalet med Umeå universitet och Mittuniversitetet.

Mittuniversitetet är därmed avtalslösa vad gäller resebyråtjänster.

Bokning av resor sker genom beskrivna bokningskanaler på Mittuniversitets sida för resor.

Avrop/upphandling kommer att genomföras under hösten. Mer information kommer.

Bokning av olika färdmedel

Campusresor

Resor med Norrtåg mellan campus Sundsvall och Östersund eller omvänt berörs inte av att XLNT har gått i konkurs. Uthämtat resekort är giltigt.

Har du behov av ett resekort så kontaktar du ekonomiavdelningens produktionsekonomer.

 

Hotell

Du har nu möjlighet att på egen hand boka ramavtalade hotell via Kammarkollegiet. Detta gäller fram tills Mittuniversitetet har avtal med ny resebyrå. Vid bokning måste du hänvisa till det statliga ramavtalet för att få rätt pris.

Taxi

Du har möjlighet att aktivera ett konto hos det statligt ramavtalade taxibolaget Flygtaxi. Flygtaxitjänsten innebär: flygtaxi, tågtaxi samt vanlig taxi.

För att aktivera ett konto så är tillvägagångssättet följande:

  1. Du fyller i bifogat underlag och skickar till EKO
  2. Flygtaxi aktiverar ditt användarkonto
  3. Du får därefter ett användarnamn och ett lösenord från Flygtaxi
  4. Du får även ett bekräftelsemail med instruktioner över hur du gör en bokning

Du kan alltid kontakta den bokningssupport som Flygtaxi tillhandahåller.
e-post: support@flygtaxi.se
telefon: 010-140 77 77

Webbokning: Book.flygtaxi.se
App finns att ladda ner /Flygtaxi

Flyg

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har ramavtal med flygbolag. I det avtalet framgår det att bokningar alltid ska ske genom en resebyrå. Vi undersöker just nu möjligheten att boka via statliga ramavtalade flygleverantörer. Vi avråder just nu från att göra bokningar tills mer information kommer.

Hyrbil

Om du ska göra en tjänsteresa med bil ska du i första hand resa med hyrbil. När du bokar hyrbil ska du boka hos någon av de leverantörer som finns i ramavtal.

Transfer

Övriga marktransporter såsom Arlanda Express eller bussresor i linjetrafik har tidigare bokats genom den upphandlade resebyrån XLNT Travel. Fram tills att ny resebyrå är på plats måste du göra ett privat utlägg och därefter redovisa dina utlägg i primula. Ersättning kan komma på nästkommande löneutbetalning.

Hyrbilar

Vid bokning av hyrbil ska du välja den högst rangordnade ramavtalade leverantören.

Reskort

Det finns möjlighet att ansöka om ett reskort som kan användas som betalningsmedel för resa via tåg/buss mellan Mittuniversitetets campusorter.

Tjänstereseförsäkring

Under en tjänsteresa kan det hända att bagage kommer bort eller att flyg är försenat, vilket påverkar din tjänsteresa negativt. För detta har Mittuniversitetet möjlighet att få ersättning.

Ge synpunkter på resande