GDPR och tillgänglighet för event
Dataskyddsförordning, GDPR, ställer höga krav på tydlig information, dokumentation och hantering av personuppgifter. Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) ställer höga krav på digital tillgänglighet. Vid alla event är det viktigt att säkerställa att detta följs.
Nedan hittar du information om vad du som arrangör bör säkerställa gentemot både medverkande och åhörare. Behöver du råd och stöd i GDPR-frågor? Här hittar du var du kan vända dig med GDPR-frågor.
Medverkande (föreläsare, key notes mm)
- Informera om vad som gäller för eventet i ett tidigt skede, vad för typ av aktivitet, om det spelas in, var det kommer att visas och hur länge.
- Vid ekonomisk ersättning regleras förutsättningarna i avtalet. Se till att det står i avtalet vad för typ av aktivitet, om det spelas in, var det kommer att visas och hur länge.
Åhörare
- Informera i inbjudan varför just denna inbjudan skickas ut till denna person. Ex: Du får denna inbjudan då du tidigare anmält dig till en konferens och önskade information om liknande aktiviteter
- Informera i inbjudan, bekräftelser, påminnelser om hur deras personuppgifter hanteras. Ett aktivt val krävs av den som anmäler sig, att den förstår.
Text: Behandling av personuppgifter
Vi vill ha ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter. Läs hur vi behandlar dina personuppgifter enligt GDPR här.
(Kryssruta) Jag godkänner villkoren för behandling av personuppgifter - Personuppgifterna som inkommer vid anmälan till ett event får inte användas till ex nyhetsbrev om personen inte aktivt själv kryssat i detta. Detsamma gäller för att använda personuppgifterna till inbjudningar för liknande aktiviteter.
Du kan i anmälan ha alternativ som den som anmäler sig aktivt kan klicka i:
Text: Ja, tack, skicka mig gärna information om liknande aktiviteter
Text: Ja, tack, jag tar gärna del av xxx nyhetsbrev. - Informera i inbjudan, bekräftelser, påminnelser om eventet spelas in.
- Informera på plats om eventet spelas in eller fotas. Roll-ups och kompletterande information på A3:or. Även moderator ska muntligen informera om detta.
Roll-ups och informationsblad finns på Kommunikationsavdelningen. (FYSISKA EVENT) - Fotofria platser som märks ut i lokalen. Ex klisterlappar på stolar eller en tydligt uppmärkt del av salen/rummet (FYSISKA EVENT)
- Fota endast bakifrån om inte samtycke finns (FYSISKA EVENT)
- Informera innan eventet startar med ex en informationstext på en startbild att eventet spelas in (DIGITALA EVENT)
- Moderator ska muntligen informera om eventet spelas in och hur åhörarna kan undvikas att synas. (DIGITALA EVENT)
Samtycke
Om du ska använda dig av samtycke som laglig grund finns det möjlighet att ta in samtycket digitalt här. Då går samtycket direkt till diariet.