Frågor och svar om bokning och klimat

Här hittar du vanligt förekommande frågor och svar kring tjänsteresor för kategorierna bokning och klimatet.

Frågor om bokning

Ny resenär

I formuläret, Ny resenär, fyller du i nödvändiga uppgifter för att Lingmerths resebyrå ska kunna registrera en resenärsprofil i självbokningssystemet. Dessa uppgifter behöver resebyrån även om du inte bokar på egen hand.

Så här fyller du i formuläret:

Alla obligatoriska fält fylls i samt två av fälten längst ner som avser fakturauppgifter. I det första av de nedre fälten efterfrågas referensnummer, projekt, kostnadsställe eller beställarid. Där ska din avdelnings/institutions organisationsenhetsnummer fyllas i. Det börjar på 5*, 6* eller 9*. (Tex 9320 för ekonomiavdelningen). I det andra fältet som ska fyllas i efterfrågas användarid eller avdelning. Där ska det användarnamn du har i MIUNs system fyllas i. Det består av 4-6 bokstäver alt 6 bokstäver och fyra siffror beroende på när du anställdes. Bokstäverna är en förkortning av ditt för- och efternamn.

Det går också bra att ringa till resebyrån så hjälper de till med upplägget i samband med din första bokning, kontaktuppgifter finns på MIUN.se/resor

Uppdatering av registrerad resenärsprofil:

Det är viktigt att ha aktuella kontaktuppgifter i resenärsprofilen för att kunna få uppdaterad information kring bokningar och resor. Ändra mobilnummer och e-post vid behov.

Inför utlandsresa är det viktigt att uppdatera resedokumentinformation (under din användarprofil i självbokningssystemet) med passuppgifter samt ev visumuppgifter.

 

 

Varför måste jag boka via resebyrån?

Enligt LOU är vi som statligt anställd skyldiga att använda ramavtal. Detta gäller alla produktområden inte bara för tjänsteresor. En annan viktig aspekt är att Mittuniversitetet har ett arbetsgivaransvar under din tjänsteresa, detta innebär att vi vid en krissituation ska veta var du befinner dig så att rätt stöd kan sättas in. Att använda en resebyrå innebär också mindre administration inom förvaltningen.

Hur kontaktar jag resebyrån?

Du kan kontakta dem via personlig service genom ett telefonsamtal eller ett mejl. Du kan även boka din resa via det självbokningssystem som resebyrån tillhandahåller. Självbokningssystemet heter Cytric och finns tillgängligt på universitetets resesidor.

Vilken resebyrå använder Mittuniversitetet?

Mittuniversitetet har förlängt avtalet med Lingmerths för period 240101-241231. Vi betalar ett arvode för deras tjänster. Arvodet baseras på typ av tjänst/biljett. En lista med alla arvoden finns på universitetets resesidor. Översyn inför kommande avrop/upphandling ska påbörjas under 2023.

Om jag behöver hjälp utanför kontorstid, vart ringer jag?

Du kontaktar resebyråns 24 timmars service.
Används främst efter 17.00 och före 08.00
Telefonnummer: 010-122 68 05 och välj tonval 1
OBS! Detta är en avgiftsbelagd service enligt avtal

Jag har hittat en billigare biljett på nätet än vad resebyrån erbjuder, kan jag boka den?

Nej, alla resebokningar ska ske via resebyrån. Man ska också vara medvetna om att de flesta biljettpriser på nätet inte är de slutgiltiga som ska betalas. Tänk på att vi frångår ramavtal om vi bokar utanför resebyrån. Dessutom förlorar man en del av försäkringsskyddet om man använder en annan bokningskanal.

Får jag flyga till Stockholm?

Tågresor ska prioriteras före flygresor där så är möjligt, inte minst på grund av klimatet. Utgångspunkten är att resor under 50 mil i första hand företas med tåg eller annan kollektivtrafik.

En konsult som arbetar på uppdrag av Mittuniversitetet behöver boka en resa, hur gör vi?

Uppdragstagaren kan själv kontakta resebyrån och genomföra sin bokning. Men det är viktigt att en referens inom Mittuniversitetet anges för att faktureringen ska fungera. Referens ska bestå av organisatorisk enhet (4 eller 5 siffror) samt namn på den anställde.

Måste jag boka alla hotell genom resebyrån?

Det är viktigt att säkerhet finns med i alla aspekter under din tjänsteresa. Detta innebär att när du bokar din resa hos resebyrån så har Mittuniversitetet och resebyrån information om var du befinner dig och kan vid en krissituation sätta in rätt resurser och därmed får du hjälp. OM du bokar utanför resebyrån så har du ett eget ansvar att meddela Mittuniversitetet var du befinner dig.

Har vi avtal med taxibolag?

Mittuniversitetet har avropat Kammarkollegiets ramavtal avseende taxiresor. Vi använder därmed taxibolaget Flygtaxi, för mer information se universitetets resesida Taxi.

Har vi avtal med bussbolag?

Nej det finns inga avtal med bussbolag för till exempel konferenser eller förflyttning av studentgrupper. Rutinen är att be om offert från 2–3 bussbolag.

Vad innebär en campusresa?

Definitionen av campusresor är att det avser tjänsteresor för universitetets personal inom Västernorrlands och Jämtlands län. Campusresor ska ske med det tillhandahållna resekortet och ska gälla för kollektivtrafik och/eller avtalad tågleverantör. Ekonomiavdelningen ombesörjer administration och distribution av detta resekort. Mer information finns under kap 3.1 i Reglementet för tjänsteresor och möten i tjänsten. För mer information om campusresor samt beställning av resekort se resesidan Campusresor

Om avdelningen/institutionen väljer att hyra en bil för resa mellan campusorterna, bekostas detta av avdelningen/institutionen.

Vi är flera inom vår avdelning/institution som ska boka tåg till samma ort och vill sitta tillsammans. Hur går man tillväga?

En resebeställare måste utses, dvs den som ska bokar åt alla andra. Därefter kan du kontakta resebyrån via personlig service, dvs telefon eller mejl. Vill du använda självbokningssystemet Cytric så måste det finnas en redan utsedd resebokare som har en särskild behörighet.

Varför är det så svårt att boka utrikes tågresor?

Tyvärr har inte tågbranschen samma typer av internationella samarbeten och gemensamma bokningssystem som flygbranschen har. Ex kan SJ bara boka tågresor till Oslo och Köpenhamn. Dessa frågor har uppmärksammats och det pågår utvecklingsarbete inom EU med mål att det ska bli enklare att bok och resa inom EU. Detta arbete har intensifierats i och med de pågående klimatfrågorna.

Vad gäller om jag vill kombinera min tjänsteresa med en privat resa?

En tjänsteresa kan inte kombineras med en privat resa utan går alltid från bostaden eller arbetsplatsen till förrättningsstället. Privata resor i anslutning ska bekostas privat och ske på ledig tid.

Se kap 4.8 om Förlängning av tjänsteresa som återfinns i Reglementet för tjänsteresor och möten i tjänsten.

Jag ska ta med min familj på resan, hur gör jag då?

Det är möjligt att boka resa för medföljande anhörig via resebyrån. Den privata resan betalas separat i samband med bokningen. Ett betalkort måste anges via en länk och bekräftas med BankId.

Obs! Arvoden för privat del är högre än för tjänsteresor.

 

Får jag använda bonus eller liknande lojalitetsprogram privat?

Nej, den bonus man tjänar in på tjänsteresor ska användas till nya tjänsteresor.

När jag bokar eller ska registrera min profil i självbokningssystemet ska man ange anställningsnummer, vad är det?

Anställningsnummer är detsamma som användarid dvs den bokstavsförkortning som anställda har i MIUNs IT-system, t ex skulle Kalle Karlssons användarid kunna vara kalkar. Det består alltid av några bokstäver i ditt för- respektive efternamn.

När jag bokar i självbokningssystemet ska man ange kostnadsställe, vad är det?

Kostnadsställe är sifferbeteckningen på den avdelning eller enhet där du har din anställning. Ekonomiavdelningen heter t ex 9320.

Varför är det viktigt med fakturareferens?

En korrekt referens minskar den manuella hanteringen av fakturor och det spar tid och resurser för universitetet.

Hur ser en korrekt fakturareferens ut?

Din referens består av din avdelnings/insitutions organisatoriska enhet i siffror samt ditt namn. Om du heter Kalle Karlsson och arbetar på ekonomiavdelningen som har organisatorisk enhet 9320, blir referensen 9320 Kalle Karlsson.

Har du tidigare haft inloggningsuppgifter till självbokningssystemet men glömt bort lösenordet?

Då går du in i självbokningssystem och klickar på ’glömt lösenordet’. Därefter skriver du ditt användarnamn, dvs din MIUN-mejl etcetera. Följ anvisningarna

Hur gör jag för att boka en konferens?

Statliga myndigheter har tillgång till avropade tjänster för konferens. Resebyrån har tillgång till dessa avtal, dessutom har vi tillgång till resebyråns egna avtal i och med att vi har avropat deras tjänster. Du kan be att få en offert av resebyrån på ditt önskemål. Resebyrån har en egen konferensavdelning.

Du kan se vilka ramavtal som finns på: Avropa.se, Klicka därefter på Ramavtal, Resor och boende, Konferenser och möten. Där finns även prisuppgifter för de olika alternativen när man klickar sig vidare.

Förseningsersättning vid resa med SJ

Enligt gällande avtal med SJ ska förseningsersättning gå till resenär eftersom det är denne som har blivit lidande.

Här hittar du information om hur du gör för att ansöka om ersättning samt merkostnader vid försening: https://www.sj.se/sv/kundservice/fragor-och-svar.html/5014-hur-ansoeker-jag-om-ersaettning-vid-foersening

Hur bokar jag hyrbil?

Du kan boka på två sätt, antingen direkt hos hyrbilsföretaget eller via resebyrån. Du hittar kontaktuppgifter till hyrbilsföretagen på Mittuniversitetets sida Hyrbilar

Det är viktigt att du anger rätt referens, dvs din institutions- eller avdelnings organisatoriska kod (ex 50145) samt ditt för- och efternamn.

Kan jag boka resor åt andra, dvs bli resebeställare?

Ja, det går bra. Du kontaktar ekonomiavdelningen och begär att få bli resebeställare. Detta innebär att du kan boka åt andra anställda men även åt personer som arbetar på uppdrag av Mittuniversitetet.

Du kan då boka via självbokningssystem, skicka e-post eller ringa till resebyrån.

När du använder självbokningssystemet så kan du boka åt flera personer vid tågresa. Dock måste hotell bokas för en person åt gången.

Vad är reseförskott?

Reseförskott medges i yttersta undantagsfall och ska då godkännas av närmaste chef.

  • Förskottet får endast avse den skattefria delen, traktamentet eller kostnad som inte kan betalas via faktura eller med betalkort
  • Vid uttag av reseförskott ska eventuella tidigare förskott vara slutredovisade och reglerade
  • Om ett förskott har betalts ut för viss månad och reseräkning inte givits in i enlighet med 11 § (Villkorsavtalet 10 kap) ska arbetstagaren betala tillbaka hela förskottet inom en månad efter anmodan.
  • Om arbetstagaren efter anmodan inte betalar tillbaka förskottsbelopp får beloppet bl. a kvittas mot dennes fordran på lön eller annan ersättning på grund av anställning.

Du finner blanketten Reseförskott under Blanketter och mallar på MIUNs medarbetarportal. 

Frågor om klimatet

Varför klimatkompenserar inte Mittuniversitetet?

De statliga anslagen får inte användas till klimatkompensation.

Klimatstrategin dnr MIUN 2020/2189

Vilka klimatmål har Mittuniversitetet när det gäller tjänsteresor?

I klimatstrategin som togs fram 2020 fastslås att målen till 2030 för tjänsteresor och internationella relationer i första hand ska underhållas digitalt. Medarbetare ska aktivt arbeta med att minimera sitt resande i tjänsten.

Fram till 2030 ska Mittuniversitetet ha minskat sin klimatpåverkan för resandet (jämfört med 2019) till en nivå i linje med 1.5 graders målet. Detta innebär en minskning av utsläppen med i snitt 10% per år.

Klimatstrategin dnr MIUN 2020/2189

Förespråkas digitala möten före en tjänsteresa?

Ja. I klimatstrategin MIUN 2020/2189 framgår att medarbetar aktivt ska arbeta med att minimera sitt resande i tjänsten.

Övrigt

Vem är travel manager / resesamordnare på Mittuniversitetet?

Resesamordnarna har det övergripande ansvaret vad gäller de avtal MIUN har inom reseområdet. I uppdraget ingår också att vara kontaktperson gentemot vår resebyrå.  Även att hålla information om resor uppdaterad på våra hemsidor, samt bidra i arbetet med att MIUN når sina klimatmål inom reseområdet. Resesamordnarna är stationerade på Ekonomiavdelningen.

Hur skaffar jag ett privatbaserat betalkort?

Mittuniversitetet erbjuder anställda ett privatbaserat betalkort, Eurocard Corporate med personligt betalningsansvar. Detta kort kan användas för utlägg under din tjänsteresa.

Du finner mer information om detta på sidan Betalkort på MIUNs medarbetarportal. 

Sidan uppdaterades 2023-01-03