Ansökningsprocess
Här beskrivs processen för projekt som hanteras inom portföljen för verksamhetsutveckling.
Verksamhetsutvecklingsportföljen
Idébeskrivningar skickas in löpande under året.
Verksamhetsutvecklingsprojekten ska:
- bidra till utveckling av universitetets processer,
- bidra till utvecklingen av kulturen,
- stödja Mittuniversitets mål och strategier.
Utvecklingsprojekt inom portföljen kan också initieras via uppdrag eller utifrån verksamhetsdialoger. Inom portföljen beslutas även om tillskott av projektmedel till en avdelnings rambudget under pågående år
Förbättringar så som uppgraderingar av system, ökningar av licenskostnader eller priser på tjänster ingår inte i portföljen, det ska lösas inom avdelningen.
Samtliga gemensamma projekt ska hanteras inom portföljen även om det inte krävs finansiering.
Idébeskrivning
För att ansöka om verksamhetsutvecklingsprojekt skriver och skickar förslagsställaren in en idébeskrivning via det här formuläret till portföljkontoret. Idébeskrivningen ska innehåll en tydlig beskrivning av idén och nyttan med den. Projektidébeskrivningar kan skickas in löpande under hela året. För att en idé ska kunna behandlas på ett kommande möte måste den vara inskickad senast 3 veckor innan nästkommande portföljstyrningsmöte.
Portföljkontoret granskar inskickade idébeskrivningar och återkopplar till förslagsställaren om idén godkänns för fortsatt hantering inom portföljen för verksamhetsutveckling, om den behöver kompletteras eller avslås av någon anledning.
Projektplan och statusrapport
Efter godkännande för fortsatt hantering tar förslagsställaren fram en utförlig projektplan enligt en framtagen mall för interna projekt. För projekt med mindre verksamhetsstyrning kan uppdragsmallen användas.
Projektplanen ska innehålla tydlig beskrivning av mål och vilka aktiviteter som kommer att genomföras för att nå dessa mål. Den ska även beskriva nyttan och vilka effekter som projektet förväntas få för den egna verksamheten liksom för Mittuniversitetet i stort. Projektplanen ska även innehålla förslag på hur projektet ska förvaltas efter projekttiden om det behovet finns.
Alla Verksamhetsutvecklingsprojekt förväntas leverera statusrapporter i samband med portföljstyrningsmöten.
I samband med projektavslut ska en slutrapport skrivas och den sista avrapporteringen till portföljstyrningsgruppen sker på mallen "Projektavslut - mall".
Mallar
Bedömning och beslut om verksamhetsutvecklingsprojekt
Projekt som har godkänts följs upp vid ett antal tillfällen under innevarande år och då kan omprioritering ske om projekten inte kommer nyttja den finansieringen de har fått.
Portföljstyrningsgruppen för Verksamhetsutveckling granskar och bedömer inkomna underlag. Portföljstyrningsgruppen lämnar ett beslutsförslag till universitetsdirektören. Alla godkända utvecklingsprojekt ska ta fram en projektplan.
Deltagare i portföljen för verksamhetsutveckling
Portföljen för verksamhetsutveckling består av universitetsdirektör (ordförande) , samtliga avdelningschefer inom förvaltningen, kanslichef från HUV och kanslichef från NMT.
Kontakt
