Retendo – verktyg för tjänsteplanering

Retendo_Processbeskrivning 20190124.jpg
Tjänsteplaneringsprocessen

Retendo är ett verktyg för att tjänsteplanera personalen inom universitetet, dels personal som bemannar kurstillfällen inom grundutbildningen, men också personal som bemannar interna och externa projekt samt all övrig personal inom universitetet. Syftar till att effektivisera tjänsteplaneringsprocessen och ge större säkerhet i planeringen.


Tidplan för 2020:

2020-03-26   Sista registreringsdag för prognos helår 2020
2020-04-02   Från centralt håll kopieras all tjänsteplanering från 2020 till 2021
2020-06-18   Sista rättningsdag inför avstämning av tjänsteplaneringen 1/1-30/6 2020 
2020-10-02   Sista registreringsdag, inklusive accepterande, för in- och utlåning 2021
2020-10-02   Sista registreringsdag för budgeterad tjänsteplanering 2021
2020-12-11   Sista rättningsdag inför avstämning av tjänsteplaneringen 1/7-31/12 2020
2020-12-16   Senaste datum för publicering av 2021 års tjänsteplanering.

Aktuellt

2020-05-11   Ny release av Retendo
Efter helgens uppgradrering uppstod problem med att se personalens tjänsteplaner hos vissa institutioner, dessa problem är nu åtgärdade. Nya releasen innhåller förbättring av prestanda vid nyuppläggningar, ändringar och borttag dessutom har en ny funktion lagts till för att visa/dölja bemanningstexter i de liggande bemanningsstaplarna. Bemanningstexten togs bort i april-releasen men nu visas bemanningstexten som standard, men den går att välja bort med den nya funktionen. 


2020-02-05   Överlappande frånvaro
En ny beräkningsfunktion för att hantera överlappande frånvaro har driftsatts i Retendo. Det innebär att Tjänstledighet, Föräldraledighet, Sjukdom och VAB som överlappar Semesterperioder nu inte behöver hanteras manuellt (tidigare behövde t ex TJL delas upp i två klossar direkt innan och efter semsterperioden alternativt att Semesterperioden behövde räknas om till annan procentsats än 100%).

Ett exempel på hur överlappande frånvaro ska registreras från och med nu: 
TJL 50% under ett helt år läggs in som:
- En frånvaroperiod, Tjänstledighet, med 50% omfattning under perioden 1/1-31/12
- Frånvaroperioden Semester ligger kvar med 100% omfattning under perioden 22/6-9/8

OBS! Semester ska alltid vara 100%


Webinar

Här återfinns länkar till de webinar som Retendo hållit kring olika teman av tjänsteplaneringen:

Film, Delegerad planering till kursansvarig (2020-03-18)
Obs: Webinaret startar 2:20 minuter in i filmen och är cirka 30 minuter långt.

 


  
Leverantören rekommenderar webbläsaren Google Chrome för bästa prestanda.

Till verktyget för tjänsteplanering

 

Kontakt

Systemansvarig
Kenneth Johansson (ULS)

Användarråd
Ann Ottestig (MKV)
Anna-Pya Sjödin (HSV)
Karina Göransson (DES)
Marie Frykland (UTV)
Monica Ulin (HLV)
Pontus Cavallie-Wase (HUV)
Sam Lodin (NMT)
Åsa Danvind (KMT)

Förteckning över planerare per institution/avdelning:
Planerarförteckning

Stöddokument

Planeringsbehörighet

Rutin för behörighetstilldelning i Retendo:

  1. Fyll i uppgifter i Behörighetsblanketten
  2. Skriv ut ifylld behörighetsblankett
  3. Ansvarig chef skriver under blanketten
  4. Underskriven blankett skickas till systemansvarig
  5. Systemansvarig meddelar ansvarig chef och berörd person att behörighet är inlagd

FAQ

Hur ska överlappande frånvaro registreras?

Frånvaro som överlappar Semester ska registreras på följande sätt:

Exempel:
Anna är Tjänstledig 50% under perioden 1/1-31/12 och har Semester under perioden 22/6-9/8.

1/1-31/12     Tjänstledighet 50%
22/6-9/8       Semester 100%

Samma hantering gäller för Föräldraledighet, Sjukdom och VAB som för Tjänstledighet i exemplet ovan. Semester ska alltid anges som 100%.

Hur hanteras övertid i Retendo?

Övertid kan antingen sparas till kommande år eller tas ut i pengar. I Retendo hanteras de två olika typerna av övertidsuttag mha två olika uppdrag, "Övertid justering" och "Övertid utbetalning", beroende på om uttag ska göras i tid elle pengar. 
OBS: De båda uppdragen används gemensamt för all personal inom institutionen över tid. Därför räcker det med ett uppdrag för "Övertid justering" och ett uppdrag för "Övertid utbetalning".

Uttag i TID:
- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid justering"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en minuspost under innevarande år 
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en pluspost under efterföljande år 

T ex: Anna har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden som ledig tid 2020. I samma uppdrag "Övertid justering" registreras -50 timmar under 2019 och 50 timmar under 2020. 


Uttag i PENGAR:

- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid utbetalning"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid utbetalning" som en minuspost under innevarande år 

T ex: Björn har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden i pengar. I uppdraget "Övertid utbetalning" registreras -50 timmar under 2019. 

Hur fungerar matchningen av uppdrag mellan Retendo och Atlas/Stina/Ladok?

Svar: För att uppdaterad information från Atlas/Stina/Ladok ska kunna matchas mot rätt uppdrag i Retendo används följande matchningsfält:

  • delmoment (envänds endast av HSV)
  • kurskod
  • studieort
  • tid
  • takt
  • form
  • termin

Om något av värdena i fälten ovan avviker mellan Retendo och Atlas/Stina/Ladok skapas det en dubblett av uppdraget i Retendos integrationsportfölj.

 

Hur fungerar in- och utlån mellan institutioner?

Svar: In- och utlån mellan institutioner fungerar på följande sätt i Retendo:

  • Det är alltid den inlånande institutionen som initierar ett in- och utlån i Retendo.
  • Försök i möjligaste mån att ange uppdraget till vilket en person önskas bli inlånad.
  • Då enheten "% av heltid" används avser 100% = 1980 timmar (dvs 10% = 198 timmar osv).
    Rekommendation: Använd istället enheten "timmar" om semestertid ska vara exkluderat inlånet.
  • Det går endast att göra inlån på en person i taget, men personen kan lånas in under flera perioder.
  • Omfattningen kan vara mindre än noll, vilket betyder att en tidigare förfrågan om bemanning är återtagen helt eller delvis. 

Hur publicerar jag tjänsteplaneringen för personalen?

Svar: Från vänstermenyn, klicka på Planering/Publicera och ange nytt datum och klicka på Spara.

T ex: När all planering är klar för verksamhetsåret 2020 anges datumet 2021-01-17, då blir tjänsteplaneringen för verksamhetsåret 2020 synlig för all personal inom institutionen.

 

Hur inaktiverar jag personal som slutat?

Svar: När personal avslutat sin anställning och man önskar inaktivera denne så fyller man i två avslutsdatum:

  • dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Anställningsuppgifter - där anges avslutsdatum i fältet Avslutad
  • dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Tjänst - där anges för den senaste tjänsteperioden avslutsdatum i fältet Tom

Går det att lägga upp ny personal manuellt i Retendo?

Svar: Det går att lägga upp personal manuellt i Retendo genom att navigera till Planering/Personal/Bemanning och klicka på knappen Ny person.

Går det att ändra kurskod på befintligt uppdrag?

Svar: Det går att ändra befintlig kurskod i de fall där uppdragen fått ny kurskod, därmed kan man behålla den bemanningsplanering som är gjord.

Viktigt är att hela kodsträngen (delmoment + kurskod + studieort + tid + takt +form + termin) måste vara korrekt i Retendo så att uppdateringar från Atlas/Stina/Ladok hittar rätt!

Sker en omräkning av bemanningsbar tid automatiskt vid sjukfrånvaro, vabb och föräldraledighet?

Svar: Bemanningsbar tid räknas om automatiskt när planerad frånvaro ändras. OBS planerad frånvaro ej utfall frånvaro!

Kontakt

Kenneth Johansson

Systemsamordnare|Systemsamordnare

010-142 78 20

Läs mer