Utveckling och hantering av verksamhetsarkitektur i mindre kommuner

Syftet med projektet är att utforska förutsättningarna för ett kommunövergripande arbete inom området verksamhetsarkitektur i Härnösands och Timrå kommuner. Målet är att studien ska utgöra starten på kommunernas arbete med en implementering av en verksamhetsarkitektursfunktion.

Projektet har ett flertal relaterade mål.

Målet är att kommunerna påbörjar ett gemensamt arbete mot en kommunövergripande och gemensam EA-funktion. Detta åstadkoms genom att lägga grunden för kommunernas fortsatta arbete med utformningen av en verksamhetsarkitekturfunktion genom att öka kunskapen hos både ledning och medarbetare avseende området. Utgångspunkten är en ökad förståelse för verksamhetens behov, samt en ökad och breddad kunskap om de komponenter som bygger en samlad verksamhetsarkitektur.
Målet för universitetet är att upparbeta fördjupad kunskap om kommunala organisationers digitalisering och verksamhetsutveckling som kan ligga till grund för fortsatt forskning samt utbildnings- och utvecklingsinsatser.

I projektet kommer vi att utgå från tre huvudsakliga steg: nuläge, nyläge, och framtagning av färdplan.

Nuläge

Under “nuläge” skapas en bild över hur verksamhetsarkitekturen ser ut i de bägge kommunerna genom att utföra 2x10 intervjuer med nyckelpersoner i varje kommun. Här ingår även ett moment av omvärldsbevakning via en enkät som skickas ut till samtliga Sveriges 290 kommuner. Här förväntar vi oss att få en överblick över behov, utmaningar, värdeskapande processer, och lösningar relaterade till verksamhetsarkitektur från landets kommuner som helhet, men även över skillnader mellan kommuner baserade på storlek.

Nyläge

Under “nyläge” planerar vi att hålla en workshop med varje kommun plus en gemensam workshop. Idén är att samla mål och förväntningar på en arkitekturfunktion och framför allt på en gemensam arkitekturfunktion. Genom denna insamling ser vi vilken nytta och vilket värde en arkitekturfunktion förväntas ge för organisationernas värdeskapande processer. Exakt upplägg på workshoparna planeras i samarbete med kommunerna, men en preliminär plan är att först genomföra en workshop i varje kommun inriktad på insamling av problem och önskemål. Resultatet från dessa workshops utgör sedan grunden för en gemensam och mer visionär workshop där både förväntningar och effektmål diskuteras, bestäms och förankras.

Framtagande av färdplan

I tredje steget, “framtagande av färdplan” tar kommunerna en mer aktiv roll och projektets forskare en mer faciliterande roll.

Ambitionen är att kommunerna organiserar en kommungemensam arbetsgrupp, där också projektets forskare deltar. Arbetsgruppen arbetar utifrån resultaten från föregående projektsteg med att ta fram en färdplan för fortsatt arbete med implementering av en kommunövergripande verksamhetsarkitekturfunktion samt underlag till beslut för genomförande i respektive kommun, inklusive en samverkansintention. Arbetsgruppen arbetar också med frågan om utformningen av ett framtida gemensamt ramverk. Idén är inte att utveckla ett färdigt ramverk men att vara överens om omfattningen och bestämma en plan för gemensamma utvecklingsinsatser.

Projektets forskare arbetar med facilitering av kontakter med externa parter och genomförande av workshop med inriktning på ramverk och goda exempel, sammanställning av existerande ramverk och framgångsfaktorer, samt koordinering av tre möten i den kommungemensamma arbetsgruppen.