Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet

Medverkan och samverkan i arbetsmiljöarbetet

Enligt Arbetsmiljölag (1977:1160) skall arbetsgivare och arbetstagare samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Det innebär att arbetsgivaren har till ansvar att bjuda in arbetstagarna i arbetsmiljöarbetet, men också att arbetstagarna har till ansvar att medverka i arbetsmiljöarbetet vid sin avdelning.

Chefen ska bjuda in till samverkan i det dagliga arbetet men ska också i samband vid olika och forum såsom medarbetarsamtal, APT, LSG, FSG, CSG, skyddsronder och riskbedömningar.

Läs mer om samverkan på Mittuniversitetet

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Enligt AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete skall arbetsgivaren fördela arbetsmiljöuppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt och vara tillgängligt för alla medarbetare. 

Vid MIUN är arbetsgivaren rektorn och det är rektorn som har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön. Rektorn fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef och dekaner, som i sin tur kan fördela arbetsmiljöuppgifter vidare i organisationen så att fördelningen av ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna läggs ut så nära verksamheten som möjligt. Fördelningen följer i första hand linjestrukturen på Mittuniversitetet. Arbetsmiljöuppgiftsfördelning från prefekt/chef till andra ledande befattningar som till exempel proprefekter sker utifrån verksamhetens förutsättningar och behov.

Den som tar emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ha tillräckliga befogenheter, resurser, kunskap och kompetens. Om någon av dessa saknas bör ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna returneras till den som fördelat uppgifterna.

• Läs mer i Mittuniversitetets instruktioner i samband med fördelningar av arbetsmiljöuppgifter
• Fördelningsdokument från rektor till dekan, förvaltningschef, prefekt/chef 
• Fördelningsdokument från prefekt/chef till annan ledande befattning

Kunskap och kompetens

Enligt AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete skall arbetsgivaren se till att den som tar emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper för att utföra ett förebyggande systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta innebär tillräckliga kunskaper inom följande:

• Lagar och regler samt interna rutiner och riktlinjer kring arbetsmiljö.
• Arbetsförhållanden som kan leda till ohälsa och olycksfall (organisatoriska, sociala, psykologiska och fysiska).
• Hur ohälsosamma arbetsförhållanden som riskerar att leda till ohälsa eller olycksfall kan förebyggas och åtgärdas.
• Arbetsförhållanden och åtgärder som främjar god hälsa och arbetsmiljö.
• Hur ohälsosam arbetsbelastning ska förebyggas och hanteras.
• Hur kränkande särbehandling ska förebyggas och hanteras.

Mottagare av en fördelning behöver också ha tillräcklig kompetens inom sitt eget verksamhetsområde för att känna till arbetsförhållanden och hälsorisker.

För att få de bästa förutsättningar att klara ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna erbjuds den som tagit emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifter arbetsmiljöutbildning. Mittuniversitetet erbjuder både en webbaserad arbetsmiljöutbildning via företagshälsovården och en fysisk arbetsmiljöutbildning som går varje år för de chefer och skyddsombud som har behov. Dessutom erbjuds en rehabiliteringsutbildning och en utbildning i svåra samtal och konflikthantering via företagshälsovården. Förutom arbetsmiljöutbildning ska alla chefer på Mittuniversitetet också genomgå en utbildning i lika villkor.

Den som tar emot en fördelning av ansvar för arbetsmiljöuppgifter har ett ansvar att bedöma om denne har rätt kunskap och kompetens för uppdraget eller behöver utbildning.

I våra verksamheter där hantering av till exempel maskiner och kemikalier sker, ska det finnas tydliga rutiner, instruktioner och utbildning för användare, både medarbetare och studenter.

Länk till mer information om arbetsmiljöutbildningar

Undersökning av arbetsmiljön

Enligt AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att regelbundet undersöka arbetsmiljön och vilka risker för ohälsa och olycksfall det finns inom organisationen.

Fysiska skyddsronder genomförs varje år av ansvarig chef på den berörda avdelningen tillsammans med deltagare från avdelning Infrastruktur och lokalt skyddsombud samt eventuellt huvudskyddsombud. Det är riskerna som finns i verksamheten som avgör om skyddsronder behöver genomföras oftare än en gång per år.

Risker för ohälsa och olycksfall i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön fångas upp genom Mittuniversitetets medarbetarundersökning, i medarbetarsamtalen samt under institutionernas/avdelningarnas APT.

Undersökning av arbetsmiljön behöver dessutom göras i samband med tillbuds- och arbetsskadeanmälningar, sjukskrivningar, anmälning om kränkande särbehandling samt vid signaler om ohälsa.

Som metodstöd för den fysiska skyddsronden samt vid riskvärderingar och handlingsplaner i samband med övriga undersökningar av arbetsmiljön använder Mittuniversitetet arbetsmiljösystemet IA, där allt dokumenteras.

• Läs mer om IA-systemet
• Läs mer om fysiska skyddsronder på Mittuniversitetet
• Läs mer om medarbetarsamtal
• Läs mer om medarbetarundersökningen

Riskbedömning

Riskbedömningar ska göras i samband med alla identifierade risker vid:

• rapporterade tillbud och arbetsskador.
• alla former av undersökningar av arbetsmiljön
• förändringar i verksamheten

Tillbud och arbetsskada

I samband med att ett tillbud eller arbetsskada, i form av ohälsa eller olycksfall, sker ska en riskbedömning göras för att bedöma om det inträffade är en låg, medel eller hög risk.

Undersökningar av arbetsmiljön

Riskbedömning ska göras i samband med undersökningar av arbetsmiljön, exempelvis vid medarbetarundersökningar och skyddsronder. Resultatet ska riskbedömas för att säkerställa att man gör åtgärder kopplat till de arbetsmiljörisker som har identifierats.

Förändringar i verksamheten

Riskbedömning ska också göras vid förändringar i verksamheten och utgå från den planerade ändringen och de eventuella riskerna för ohälsa och olycksfall som ändringen kan medföra. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring.

Metodstöd för riskbedömning

Metodstöd för arbetet finns i Mittuniversitetets IA-system, där allt också dokumenteras. Bedömda behov av åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska tecknas ner i en handlingsplan.

Läs mer om IA-systemet

Läs mer i rutinen för riskbedömningar

Vidta åtgärder och ta fram handlingsplan

Handlingsplaner för arbetsmiljön upprättas efter att riskbedömningar genomförts i samband med exempelvis ändringar i verksamheten, skyddsronder och övriga undersökningar av arbetsmiljön i de fall en åtgärd inte kan göras omedelbart. En handlingsplan ska också upprättas efter ett tillbud eller ett olycksfall för att förhindra liknande fall i framtiden. Vid allvarliga risker kan det vara tvunget att sätta in en åtgärd omedelbart. Som metodstöd och dokumentation använder Mittuniversitetet IA-systemet.

Läs mer om IA-systemet

Rapportering och utredning av tillbud och olyckor

Medarbetare

Om medarbetare råkar ut för arbetsskada i form av ohälsa eller olycksfall i arbetet alternativt om ett tillbud inträffar, ska detta rapporteras in i Mittuniversitetets IA-system. Arbetsgivaren har sedan ansvar för att utreda orsakerna till det inträffade så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas. Samt riskbedöma och ta fram handlingsplan för de åtgärder som inte kan hanteras omedelbart. Arbetsgivare har också en skyldighet att göra en arbetsskadeanmälan till Arbetsmiljöverket vid allvarliga tillbud eller arbetsskador och Försäkringskassan vid arbetsskada.

Studenter 

Vid tillbud, olycksfall, färdolycksfall och vissa fall av sjukdom pga. smitta, ska studenter anmäla detta i Mittuniversitetets IA-system. Utredning av orsakerna till det inträffade kommer då att göras av ansvarig på Mittuniversitetet tillsammans med studentskyddsombud. Riskbedömning genomförs och en handlingsplan tas fram för de åtgärder som inte kan genomföras omedelbart.

Läs mer under arbetsskada och tillbud
Läs mer om IA-systemet

Företagshälsovård och studenthälsovård

Företagshälsovård

Enligt AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete (15 §) ska företagshälsovården anlitas när den egna kompetensen för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering inte är tillräcklig.

Mittuniversitetet har upphandlad leverantör för företagshälsovård. Företagshälsovården är en expertresurs i arbetsmiljöarbetet och kan till exempel behöva anlitas vid undersökningar av arbetsmiljön, som hjälp för att underlätta rehabilitering av den som blivit sjuk samt för utbildning av chefer och medarbetare.

Läs mer om företagshälsovård på Mittuniversitetet 

Studenthälsovård

Studenthälsan arbetar förebyggande med hälsofrågor riktade till studenter. Detta görs genom att erbjuda studenterna mottagning och olika aktiviteter men även genom att informera och stötta lärarna som möter och träffar studenterna dagligen.

Läs mer om studenthälsan 

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

En gång per år i september månad ska en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet göras. Ansvarig för den årliga uppföljningen är den som har tagit emot fördelning av arbetsmiljöuppgifter på respektive institution/avdelning. Den årliga uppföljningen för institutioner och avdelningar hanteras i respektive LSG och för fakulteter, förvaltning samt universitetsövergripande hanteras på CSG, vilka tillika är skyddskommittéer.

Läs mer om Årlig uppföljning här

Vem gör vad?

Arbetsgivaren

Arbetsgivaren har huvudansvaret. Den som tar emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifterna behöver känna till arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller, så att arbetsmiljöarbetet kan läggas upp på ett bra sätt. Arbetsgivaren har också ansvaret för att det finns skriftlig dokumentation över riskbedömningar, handlingsplaner och uppföljningar.

Medarbetare och studenter

Alla medarbetare och studenter ska visa ett personligt ansvar för hälsa och arbetsmiljö i det dagliga arbetet. Vilket innebär att följa, säkerhetsföreskrifter, instruktioner och rutiner, delta i planerade arbetsmiljöaktiviteter samt att vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker, tillbud och arbetsskador.  Det innebär också att signalera upplevelse av ohälsa till närmaste prefekt/chef alternativt skyddsombud, studentskyddsombud.

Skyddsombud och studentskyddsombud

Skyddsombud företräder medarbetarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en bra arbetsmiljö och bevaka skydd mot ohälsa och olycksfall samt bevaka att arbetsgivaren uppfyller de krav som finns på ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Läs mer om skyddsombudens roll.

Studentskyddsombud företräder studenterna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för att Mittuniversitetet uppfyller kraven i arbetsmiljölagen.  Studenter ska ges tillfälle att medverka i arbetsmiljöarbetet på arbetsstället. Studentskyddsombudet har rätt till information, utbildning och ledighet som behövs för uppdraget. (Arbetsmiljölag 1977:1160, 6 kap. 17–18§§).