E-post

Här hittar du guider och information om e-post för personal.

E-post

Aktivera automatiska svar

När du vet att du inte kommer att ha tillgång till din e-post under en period kan det vara bra att meddela de personer som försöker kontakta dig. I Outlook kan du använda funktionen Automatiska svar för att automatiskt svara på de meddelanden du får när du inte är på plats.
Så här gör du:

  1. Klicka på Arkiv.



  2. Klicka på Automatiska svar.



  3. Markera Skicka autosvar.



  4. Om du vill att autosvar endast ska skickas under en viss tid så markerar du Skicka endast under det här tidsintervallet.



  5. Klicka på pilarna vid Starttid och Sluttid för att bestämma mellan vilka datum och tidpunkter autosvar ska gälla.



  6. Du kan välja att skicka olika meddelanden till personer inom din organisation och personer utanför den. Ange ett meddelande under fliken Inom organisationen och klicka därefter på Utanför organisationen (på).



  7. I den här fliken får du chansen att ställa in om du först och främst ens vill skicka autosvar till personer utanför din organisation. Du får även bestämma om du vill att alla ska få ditt autosvar eller om du endast vill att dina kontakter ska få det.



  8. Gör dina val och ange sedan ditt meddelande i meddelandefältet.



  9. När du är klar klickar du på OK.




    Du har nu aktiverat Automatiska svar. När du vill stänga av funktionen klickar du på Inaktivera.

 

Allmänt

Central e-posttjänst för personal på Mittuniversitetet.
För e-posthanteringen används Exchange online som är en del av Office 365.

Till varje Miun-konto skapas det en e-postbrevlåda på formatet fornamn.efternamn@miun.se.

Du får åtkomst till din brevlåda genom e-postklienten Outlook 2016 (snart Outlook 2019) på din dator. Eller genom att öppna webbmailen via miuns hemsida under Verktyg. Eller genom att surfa till https://outlook.miun.se  och logga in med din e-postadress och ditt vanliga lösenord.

Begränsningar för att skicka och ta emot e-post

Skicka e-post: 35 Mb. Observera att andra regler kan gälla för mottagarens e-postserver.
Ta emot e-post: 36 Mb

Automatisk vidarebefordring av e-post otillåten

Det är inte tillåtet för dig som är anställd vid Mittuniversitetet att aktivera automatisk vidarebefordring av e-post till ett annat konto. Detta eftersom du tar emot e-post som en representant för Mittuniversitetet och behandlingen av personuppgifter i e-posten går då under Mittuniversitetets personuppgiftsansvar. En vidarebefordring av e-posten till t. ex. en privat e-postadress innebär att personuppgifter som ligger under Mittuniversitetets ansvar behandlas på en plats där universitetet inte har någon kontroll eller insyn.

Mer information om personuppgiftshantering

Begränsningar för att skicka och ta emot e-post

Begränsningar för att skicka och ta emot e-post

Skicka e-post: 35 Mb. Observera att andra regler kan gälla för mottagarens e-postserver.
Ta emot e-post: 36 Mb

IMAP och POP

SSL skall användas, dvs port 995 för POP3 och 993 för IMAP4

Inställning intern klient
server för inkommande epost: outlook.office365.com
smtp-server för utgående epost: emailproxy.miun.se

 

Inställning extern klient
server för inkommande epost: outlook.office365.com
smtp-server för utgående epost: respektive internetleverantörs SMTP-server

 

iPad och iPhone

Central e-posttjänst för personal på Mittuniversitetet.
För e-posthanteringen används Exchange online som är en del av Office 365.

Till varje Miun-konto skapas det en e-postbrevlåda på formatet fornamn.efternamn@miun.se.

Du får åtkomst till din brevlåda genom webbgränssnittet https://outlook.miun.se  eller via en e-postklient på din dator. Klienten är som standard Microsoft Outlook 2016.

 

Kryptera e-post

Arbetsgruppen för dataskydd uppmanar samtliga användare att använda möjligheten till kryptering när information skickas av följande slag:

  • Sekretessbelagd information oavsett om den rör personer eller annat
  • Känsliga personuppgifter (ex. hälsa, fackföreningstillhörighet, etnicitet m.m. – se sidan för personuppgiftshantering för mer information om detta)
  • Integritetskänslig information (ex rörande en persons ekonomiska förhållanden eller annan typiskt sett känslig information)
  • Stora mängder personuppgifter (ex årsvisa sammanställningar av studenter eller anställda).

Guide

1. Exempel på krypterat e-brev 
Skriv #kryptera i ämnes/subject raden.
Skriv sedan ditt meddelande och bifoga eventuella bilagor som vanligt.

2. Nedan är ett exempel hur det kan se ut för mottagaren av krypterat e-brev.
Följ i e-brevet bifogad beskrivning.

3. Information till den som öppnar filen, fortsätt följa instruktionen.

4. För personal inom Miun använd alternativ 1 nedan ”Logga in”, gå till steg 8.
För personer utanför Miun och som inte har ett Office365-konto, använd ”Använd ett engångslösenord”.

5. Mottagaren får ett nytt e-brev innehållande ett engångslösenord för att låsa upp det krypterade e-brevet.

6. Ange engångslösen och klicka på ”Fortsätt”

7. Krypterat e-brev visas

8. För Miun-personal välj ”jobb- eller skolkonto” och logga in med ditt vanliga login

9. Krypterat e-brev visas

 

Lägg till delad brevlåda, Mac

Den här guiden beskriver hur du öppnar en delad inkorg från Outlook.

Innan du börjar. Se till att du har minst version 15 av Microsoft Oulook för Mac.

  1. Starta Outlook och klicka på ”Arkiv/Öppna” i menyn.
  2. Välj ”Öppna” och  ”Annan användares mapp”
  3. Skriv in e-postadressen till postlådan. (till exempel press@miun.se)
  4. Markera e-postadressen och klicka på ”Öppna”-knappen
  5. Klicka i rutan om ”omdirigering” ifall den dyker upp och klicka sedan på ”Klart/OK”
  6. Klart, nu finns den gemensamma postlådan i din vänstermeny i Outlook

Om du inte kan se alternativet under punkt 2 så kan det vara så att du har valt att testa en ny design av Outlook som inte stödjer att lägga till andra brevlådor. Du kan lätt se om du kör den nya Outlook-designen genom att titta uppe till höger i Outlook, om du ser en switch och texten "Ny Outlook" så kör du den nya designen och då är det bara att växla tillbaka på switchen så kan du följa guiden.

Lägg till delad brevlåda, Windows

En delad postlåda är en gemensam resurs som delas mellan ett antal användare.
Användare får tillgång till lådan genom rättigheter satt i första hand på en grupp i vårt AD (personal.mh.se).

  1. Starta Outlook och klicka på Arkiv



    Välj Kontoinställningar och Kontoinställningar



  2. Klicka på den Outlook-profil i listan du vill använda och välj Ändra




  3. Klicka på Fler inställningar



  4. Klicka på Avancerat och välj Lägg till. Ange namnet på den delade postlådan och välj OK.



  5. Avsluta med Verkställ och gå vidare till Nästa och Slutför.


  6. Öppna din postlåda och hantera mail i Inkorgen.




    Klart

Mac

  1. Välkomstfönstret visas.
    Klicka på Kom igång och fortsätt.



  2. Välj Färg eller Klassisk och klicka på Fortsätt.



  3. Klicka på Börja använda Outlook



  4. Ange din e-postadress och klicka på Fortsätt.



  5. Ange ditt lösenord och klicka på Sign in






  6. Outlook ansluter nu till Office 365.
    Avsluta med att klicka på Klar



Töm borttaget

Ta bort meddelandet.

Gör såhär.

  1. Klicka på Arkiv längst upp i vänstra hörnet och välj Alternativ.



  2. Klicka på Avancerat och bocka ur ”Töm Borttaget-mapparna när Outlook avslutas.”




    Avsluta med OK.

Kontakt

Helpdesk

+46 (0)(0)10--1428000